Нам не хватает рабочих мест! Когда стоит задуматься об увеличении офиса и на что нужно обратить внимание

Увеличение штата – это не только показатель развития бизнеса, но и предвестник скорого переезда. Однако чем сильнее разрастается компания, тем сложнее и дольше становится поиск рабочих площадей. Когда стоит начинать подбор нового офиса? Нужно ли арендовать помещение «на вырост»? И можно ли договориться с текущим собственником?

Когда нужно начинать поиск помещения?

Срок поиска нового офиса зависит от площади, которая требуется компании:

• Небольшим организациям, которым требуется офис до 300 кв. м, желательно начинать подбор помещения за три месяца до предполагаемой даты переезда.
• Компаниям среднего формата – они выбирают офисные пространства до 1 000 кв. м, – следует выделить полгода на поиск;
• Крупные компании, которые ищут офис площадью в несколько тысяч кв. м, должны начать подготовку как минимум за год. Как правило, за этот срок нужно не только выбрать подходящее помещение: процесс согласования договора и ремонтные работы займут немало времени.

В большинстве случаев расширение – это более экономичный путь, чем переезд. Поэтому для начала нужно попробовать договориться с текущим собственником. По крайней мере, необходимо узнать, какие опции есть в вашем бизнес-центре. Параллельно с запросами владельцу стоит заняться поиском альтернативы: может оказаться, что на рынке офисов существуют более выгодные и интересные предложения. К тому же, информация о предложении может пригодиться и для переговоров с собственником.

Как расторгать договор, если договориться не смогли, а переезжать надо?

Нюансы расторжения договора аренды нужно решать «на берегу», до его заключения. Например, так крупные IT-компании еще на стадии согласования часто добавляют в соглашение ряд пунктов. В них обозначено, что если компания уведомила собственника о необходимости расширения за полгода, но он так и не смог найти дополнительные площади, организация имеет право выйти из контракта без штрафных санкций по истечении этого срока. Такой пункт важно прописать компаниям, которые понимают, что в ближайшие годы будут расти. Он значительно облегчит процедуру расторжения контракта и, возможно, даже снизит его стоимость.

Если подобные пункты изначально не были предусмотрены, арендатор и собственник вступают в процесс переговоров. В этом случае соглашение расторгается по уведомлению, как и прописано в договоре. Как правило, арендаторы крупных площадей обязаны предупреждать о переезде за полгода или год, а небольшие компании – за 3-6 месяцев.

Как искать новое помещение, чтобы и оно не оказалось “мало” спустя время?

Важно подбирать помещение с учетом текущего количества сотрудников и потребности в дополнительных помещениях. Поэтому перед поиском офиса важно спрогнозировать перспективы роста компании – как минимум на ближайший год. Если резкого увеличения числа сотрудников не предвидится, брать помещения с большим запасом не стоит. Если требуется вариативность площади, компания может рассмотреть систему сервисных офисов (коворкингов) или внедрить хот-дескинг – систему временных рабочих мест.