Чек-лист по поиску нового офиса

Давайте представим, что вашей компании потребовалось сменить офис. Как правило, такая необходимость возникает раз в 5 лет в результате активного развития бизнеса и роста штата сотрудников. План действий на такой случай видится абстрактным: поискать, позвонить, встретиться. Но как организовать поиск нового офиса «по уму»? Предлагаем вам 3 проверенных шага, которые помогут избежать ошибок и получить наиболее оптимальный вариант офисного пространства.

Проанализировать: почему вам нужен новый офис?

Первое, с чего нужно начать – это определить причину, по которой Ваша компания столкнулись с такой потребностью. Если в текущем офисе недостаточно рабочих мест для размещения сотрудников, переезд необязателен. Сегодня актуальным решением может стать перепланировка офиса или внедрение системы hot-desking. Организовать временные рабочие места помогают специально разработанные для таких целей IT-продукты, как, например, Hotdesk.ru.

Если дело не только в количестве рабочих мест, но и в качестве здания, инженерных систем, локации, компания встает перед выбором:

• Искать новый объект самостоятельно;
• Обратиться к услугам брокеров-консультантов.

Составить шорт-лист

Динамика рынка зачастую препятствует самостоятельному поиску – часть предложения оказывается неактуальной, часть – не представлена в открытом доступе по решению собственника.

За качественными решениями любого вопроса разумно обратиться к профессионалу. Ежедневно работая с рынком, брокер имеет срез по всем доступным площадям и оперативно предложит варианты под ваш запрос.

Исходя из требований к локации, площади, ставке и прочим критериям, составляется шорт-лист объектов. По договоренности с собственниками арендатор и консультант посещают объекты, отсеивая не подошедшие варианты.

Иметь запасной вариант

После первичных просмотров у Вас, как правило, остается конечное число приоритетных вариантов. Дельный совет: даже если Ваши нужды полностью покрывает «тот самый» единственный вариант, не спешите останавливаться лишь на нём. Мы рекомендуем рассматривать детально как минимум два варианта. Зачем? Чтобы исключить ряд препятствий в момент окончательного принятия решения и подписания договора, например:

• Вас опередил другой потенциальный арендатор;
• Планы арендодателя поменялись;
• Обнаружены значительные недочеты на объекте / в договоре аренды.

Чтобы избежать подобных форс-мажоров, стоит в равной степени взаимодействовать с несколькими собственниками:

• Проводить переговоры по коммерческим условиям с арендодателями;
• Разрабатывать тестовые планировки для предполагаемых офисов (чтобы визуализировать комфорт размещения, количество рабочих мест и возможные зоны рабочего пространства).

Также зачастую помещению требуются дополнительные модернизации в виде ремонтных работ или новых мебельных решений. И да: их тоже нужно проработать для каждого из объектов.

Таким образом, компания получает, как минимум, два прозрачных варианта. Дело за малым – принять взвешенное решение и заключить договор аренды.