Что такое hot desk в офисе и почему про этого так часто говорят в последнее время?

Гибридный формат работы становится нормой для многих компаний. Когда часть сотрудников переходит на частично удаленный формат и приезжает в офис время от времени, перед руководством встает вопрос, как организовать процесс работы так, чтобы было удобно всем. Officemaps.ru рассказал, как создать зону hot desk в офисе, настроить и автоматизировать график посещения офиса в зоне hot desk.

Hot desk - зоны временной работы сотрудников компании в офисе, в которых размещают полностью оборудованные рабочие места, не закрепленные за определенными сотрудниками. Воспользоваться рабочим местом может любой сотрудник офиса, заранее забронировав его.  

Сотрудникам зона hot desk дает мобильность, можно выбрать любое удобное место. Для работодателя организация незакрепленных мест может стать хорошей возможностью сократить расходы на покупку нового оборудования и мебели, а также при расширении штата остаться в текущем офисе и не тратиться на аренду дополнительных площадей. 

Как оборудовано рабочее место в зоне hot desk 

Чаще всего место в зоне hot desk представляет собой рабочее место, оборудованное офисным столом, эргономичным комфортным офисным креслом, розеточной группой, рядом или внутри столешницы, для подключения ноутбука. Как правило, такими рабочими местами (еще их называют шеринговые места) пользуются сотрудники с мобильными гаджетами: планшет, ноутбук, смартфон. Если подключение к интернету осуществляется не через Wifi, то организовывают дополнительно кабельное подключение к сети.  

Место в hot desk - полноценное рабочее место в офисе, которым могут пользоваться сотрудники из разных отделов в течение дня, если под их задачи такой формат работы подходит. Организация зоны шеринговых мест в офисе помогает комфортно размещаться сотрудникам, которые почти всегда работают удаленно и частично приходят в офис, а также сотрудникам, которые в силу специфики своей работы часто бывают на встречах, в разъездах, а в офисе проводят всего несколько часов в день. 

Одним из главных принципов организации использования мест в зоне hot desk является принцип чистого стола. После работы сотрудники убирают свои вещи, чтобы другой человек мог комфортно воспользоваться столом, и ему не мешали чужие вещи. В некоторых офисах для сотрудников выделяют специальные локеры для хранения вещей. 

Многие компании идут дальше и для удобства внедряют умные решения. Например, в момент начала бронирования места над ним зажигается свет, и сотруднику легко сориентироваться, когда зона hot desk большая. Или электричество к розеткам подается только в момент начала бронирования. 

Что представляет собой зона hot desk в офисе 

В офисном помещении зоны hot desk размещают отдельным блоком столов. Чтобы сотрудникам было легче ориентироваться и находить незакрепленные рабочие места:

• размещают инфографику;
• выделяют столы цветом, отличным от столов сотрудников, постоянно работающих в офисе. Обычно это яркий и контрастный цвет.

Помимо зоны рабочих столов hot desk зоны могут быть также нестандартными. Например, в некоторых компаниях сотрудники могут работать в лаунж зонах, обеденных зонах. В качестве зоны hot desk могут использоваться переговорные, зум комнаты, акустические кабины и даже общее оборудование, такое как ноутбук или фотоаппарат.

Бронирование рабочих мест в зоне hot desk

Чтобы не возникло ситуации, когда все места заняты или переговорная комната понадобилась нескольким отделам одновременно, необходимо отслеживать, когда и на какое время места забронированы. 

Для автоматизации графика работы и комфортного пользования зоной hot desk используют специальную программу или веб-приложение, позволяющее сотруднику забронировать рабочее место на любую дату и время. Таким образом сотрудники компании легко могут запланировать посещение офиса или назначить время совещания, удаленно отследить и закрепить за собой свободные места на необходимый промежуток времени. 

Руководителям же автоматизированная система дает возможность не только контролировать работу сотрудников и отделов, но и понять, насколько эффективно используется пространство офиса. Как показывает практика, после внедрения системы бронирования, в офисе выявляются малоиспользуемые зоны, которые могут быть переоборудованы в зоны другого функционального назначения, которых как раз не хватало. Анализ может также показать, что нет необходимости в таком большом пространстве, можно отказаться от части площади и сократить расходы на аренду.