Система бронирования как инструмент оптимизации и трансформации офиса

Дмитрий Сазонов Руководитель проекта Hotdesk.ru

Справка: Hotdesk.ru - система бронирования рабочих мест и разработка решений для "умного" офиса.

Пандемия 2020 года внесла коррективы в трудовые отношения в целом и рынок офисной недвижимости в частности. Переход многих компаний на гибридный формат работы привел к трансформации офисов и необходимости внедрения новых технологий для автоматизации бизнес-процессов, создания комфортной среды для сотрудников. Дмитрий Сазонов, руководитель проекта Hotdesk.ru, рассказал о системе бронирования рабочих мест и роли сервиса для компаний и их сотрудников.

Что такое система бронирования и какие первичные задачи она решает в офисе?

Система бронирования рабочих мест Hotdesk.ru - способ организовать работу в офисе в гибридном формате и автоматизировать рутинные процессы. Сервис позволяет внедрить в офис незакрепленные рабочие места, создать единую систему бронирования общих функциональных зон, переговорных, zoom-комнат, автоматизировать уведомления о встречах и наладить быструю коммуникацию отдельных сотрудников и целых отделов.

Hotdesk.ru - веб-сервис, позволяющий пользоваться системой бронирования с любого устройства. В системе реализован функционал с различными пользовательскими ролями. 

Расширенные функции для руководителей позволяют:

1. После регистрации компании загрузить планировочное решение офиса - карту офиса. Модератор отмечает на ней закрепленные и незакрепленные рабочие места, зоны общего пользования. Также можно создать отдельные метки, например, для общего корпоративного оборудования, например, ноутбука или фотоаппарата, которые бронируются при необходимости.
2. Также модератор создает отделы и сотрудников, данные для входа в систему.
3. Система автоматически формирует аналитические отчеты, которые позволяют руководителям отслеживать в реальном времени загруженность офиса, получать данные использования рабочих мест и функциональных зон, получать анализ эффективности использования офиса. 

Для сотрудников компании сервисом предусмотрены следующие возможности:

1. Забронировать любое рабочие место зоны hotdesking, переговорную, zoom-комнату или место в зоне отдыха, общее оборудование.
2. Создавать встречи и автоматически уведомлять приглашенных сотрудников. Руководители могут приглашать целые отделы, не рассылая приглашения каждому отдельно, система сделает рассылку автоматически.
3. Оставлять заявки о проблемах прямо со своего рабочего места: грязное место, нет освещения, не работает кондиционер и так далее. Система автоматически отправит запрос ответственной службе или офис-менеджеру.

Насколько сложно внедрить систему бронирования в офис? 

Чтобы начать пользоваться системой бронирования рабочих мест Hotdesk.ru достаточно наличия доступа в интернет. Система является онлайн веб-сервисом, доступ осуществляется с компьютера или телефона, установки дополнительного оборудования или монтажа кабелей не требуется. 

Как мотивировать сотрудников пользоваться системой? Зачем это им нужно?

Как показала практика, на внедрение сервиса Hotdesk.ru и привыкание к нему сотрудников требуется до 14 дней. Сотрудники понимают насколько удобна система для работы и коммуникации. Автоматизация рутинных задач значительно ускоряет работу и облегчает взаимодействие между работниками. Забронировать рабочее место можно прямо из дома или по пути в офис, удаленно можно посмотреть свободное время в переговорной и запланировать встречу. Сервис автоматически направляет уведомления всем приглашенным сотрудникам о совещании, позволяет быстро сообщить о проблемах с рабочим местом или оборудованием, при этом не надо тратить время на звонки и переписку.

Какие дополнительные задачи решает сервис – уже внедрили, пользуемся, а что дальше?

Помимо организации зоны hotdesking сервис предоставляет аналитику эффективности использования текущего офиса, на основе которой можно решить ряд дополнительных вопросов:

1. Оценить загрузку офиса и эффективность использования офисного пространства. На основе данных принимать решение о необходимости расширения или сокращения площади офиса.
2. На основе анализа сократить расходы на содержание офиса, выявить действительные потребности сотрудников. Статистика использования рабочих мест и функциональных зон, позволяет принимать решения о реорганизации офиса и необходимости покупки нового оборудования. 
3. При подборе нового офисного помещения, аналитические данные сервиса позволят дизайнеру-архитектору разработать наиболее эффективные планировочные решения. 

Каким компаниям стоит задуматься о системе бронирования?

Система бронирования необходима компаниям численностью от 20 человек, когда компания работает в гибридном формате, и есть потребность организовать работу более эффективно, внедрить автоматизацию.

Сервис будет полезен компаниям, которые хотят сократить расходы на содержание офиса, так как поможет выявить наименее востребованные зоны в офисе и реорганизовать офисное пространство. Если компания задумывается о расширении или сокращении аналитика системы поможет принять решение оставаться ли в текущем офисе или переезжать в новый. При подборе нового офисного помещения, создать эффективное офисное пространство без трат на лишние квадратные метры и ненужное оборудование.