Как верно распределять задачи?

Никита Литош менеджер проектов ООО «ФТС»

фото freepik

Планирование дня - необходимый элемент не только рабочей, но и личной жизни. Наличие структуры и точного плана действий позволяет выполнять задачи в срок и соблюдать work-life balance. О том, как правильно приоритизировать и распределять задачи, рассказал менеджер проектов ООО «ФТС» Никита Литош.

Как составить расписание?

Существует несколько способов, которые помогут вам составить список дел на день и распределить их по категориям.

Матрица Эйзенхауэра

Это один из самых распространенных методов планирования. Согласно этой технике все задачи делятся на несколько категорий-квадратов: “срочно и важно”, “несрочно и важно”, “срочно и неважно”, “несрочно и неважно”. Первая категория, “срочно и важно”, включает в себя дела, которые требуют мгновенной реакции. Например, острая “боль” или задача с коротким дедлайном в несколько часов. Важно не добавлять в эту категорию большое количество дел, иначе можно заработать хронический стресс и усталость. Стоит минимизировать такие задачи и самостоятельно расставлять для себя дополнительные дедлайны.

Категория “несрочно и важно” - это персональные дела, которые относятся непосредственно к вам. В частности, прохождение обучающих курсов, развивающих ваши профессиональные навыки. Выполнение таких задач обычно приносит удовлетворение и способствует личностному и карьерному росту. Несмотря на отсутствие срочности, для них необходимо целенаправленно планировать и выделять время, поскольку именно они формируют основу для достижения стратегических целей.

К третьей категории, “срочные и неважные”, относятся дела, которые важны для окружающих. При ее наполнении важно уметь делегировать. Полезно обсуждать распределение задач с командой и передавать часть обязанностей коллегам, освобождая свое время для более значимых дел.

Последняя категория, “несрочные и неважные” задачи, - те занятия, которые не влияют на достижение ваших целей в перспективе. Например, скроллинг ленты в соцсетях. С такими активностями важно соблюдать жесткие временные рамки, используя их исключительно для кратковременного отдыха. В качестве более продуктивной альтернативы можно изучать новости профессиональной сферы - при условии, что это не отвлекает от основных задач.

Метод Айви Ли

Еще один метод, с помощью которого вы сможете приоритизировать задачи. Вам необходимо составить список дел, следуя нескольким правилам:

список должен состоять не более чем из 6 дел в день. Задачи записываются в порядке убывания значимости - от самой важной к наименее существенной;
соблюдайте последовательность. Вы можете приступить к выполнению следующей задачи, только выполнив предыдущую;
незавершенные дела из списка переносятся на следующий день с сохранением приоритета. Так, если из шести задач вы выполнили четыре, оставшиеся две должны стать первыми пунктами завтрашнего плана;
список необходимо составлять каждый день.

Метод 1-3-5 или метод 9 задач

Необходимо разделить все задачи на три категории: важное, среднее и наименее значительное. Важная задача на день - одна, средней важности - три, наименее важных - до пяти. Общее количество задач может быть меньше или больше, но наиболее приоритетная - всегда одна. Как и в методе Айви Ли, мы переходим от пункта к пункту в зависимости от значимости.

Как определить приоритетность?

Если вам трудно определить степень важности рабочей задачи, вы можете рассчитать ее с помощью разных формул-фреймворков.

RICE

Названия метрик зашифрованы в названии метода: Reach - охват, Impact - влияние, Confidence - достоверность/уверенность, Effort - усилия.

Reach (охват) - на скольких людей повлияет решение этой задачи. Например, в вашей компании работает 3000 человек, из которых 2500 пользуются электронным документооборотом, а 500 - передают документы почтой. Перед вами стоят две задачи: модернизация функционала электронного ресурса для обмена документами и заключение нового договора с почтовой службой. Выполнение первой задачи затронет 83% сотрудников, решение второй - 17%.
Impact (влияние) - как сильно решение задачи повлияет на пользователей. В данном случае для оценки используется шкала: 3 - огромное влияние, 2 - высокое, 1 - среднее, 0,5 - слабое. Так, доработка корпоративного мессенджера и замена бутылки воды в кулере оказывают разное влияние на работников компании.
Confidence (уверенность) - насколько вы уверены в предыдущих метриках - охватности и влиянии? Необходимо учесть, из каких источников информации были взяты другие факторы. Например, для измерения охватов мы провели опрос среди всех сотрудников компании или узнали мнение лишь части коллег? Для этого параметра также используется шкала: 100% - высокая достоверность, 80% - средняя, 50% - низкая.
Effort (усилия) - сколько времени понадобится на решение задачи. Во внимание берется время всех участников команды, обычно оно оценивается в месяцах. Так, месяцу присваивается значение 1, двум неделям - 0,5 и т.д.

Подобными расчетами занимаются продуктологи. Они формулируют гипотезы на основе статистики и оценивают, насколько существенно реализация каждой задачи повлияет на пользовательский опыт.

BRICE - метод RICE с добавлением еще одной метрики - BUSINESS. С помощью этого показателя мы оцениваем влияние не только на пользователя, но и на бизнес по шкале от 3 до 0,5.
ICE

Фреймворк ICE также состоит из нескольких элементов: Impact - влияние, Confidence - достоверность либо уверенность, Ease - трудозатраты. С помощью третьего параметра мы определяем, насколько легко выполнить ту или иную задачу по 10-балльной шкале.

При составлении расписания очень важно определять приоритет каждой задачи и распределять дела в течение недели. Таким образом вы сможете не только отслеживать прогресс, но и грамотно распределять нагрузку.