Офис, который меняется вместе с компанией

Команда растет, сотрудники меняют график, появляются новые рабочие инструменты. Чтобы офис оставался удобным, его устройство должно учитывать эти перемены. О том, как компании подходят к обновлению пространства, рассказывает материал Steelcase о новых требованиях к офисам.

В публикации приведены результаты исследования 2025 года, в котором участвовали почти 500 представителей компаний в США. 96% опрошенных заявили о планах обновить рабочие пространства в течение следующих двух лет. Один из главных вопросов такого обновления – как обустроить офис, который будет удобно использовать и приспосабливать к новым задачам.

График команды определяет потребность в рабочих местах

Когда расписание офисных и удаленных дней становится понятнее, компании проще планировать пространство. Можно оценить, сколько людей приезжает одновременно, какие подразделения встречаются чаще и в какие дни нагрузка особенно высока.

При этом важно смотреть, как используются разные части офиса. Например, в офисе может быть достаточно свободных столов, но небольшие переговорные будут заняты с утра до вечера. В такой ситуации стоит разобраться, для каких встреч не хватает помещений и можно ли изменить назначение отдельных зон.

Перед обновлением полезно понаблюдать за работой команды в течение нескольких обычных рабочих недель. Такие наблюдения помогут определить, где нужны дополнительные места, какие помещения используются редко и что мешает сотрудникам в самые загруженные дни.

Незакрепленные места требуют понятных правил

Большинство представленных в исследовании компаний планировали организацию рабочих мест из расчета два и более сотрудника на один стол. При такой рассадке люди пользуются местом поочереди, например приезжают в разные дни недели. Это дает больше свободы при планировании офиса, но требует внимания к повседневным деталям.

Человеку должно быть понятно, где он сможет сесть, как найти коллег и куда убрать личные вещи. Важно и оснащение: если каждое утро приходится искать подходящий кабель или переносить монитор, удобство такой рассадки быстро теряется.

Помочь могут бронирование мест, одинаковое базовое оборудование и личные шкафчики. Для команды, которая часто работает вместе, можно предусмотреть общую зону, чтобы сотрудникам было проще расположиться рядом.

При этом некоторым специалистам необходимо постоянное место – например, для работы со стационарным оборудованием или бумажными документами. Схему рассадки стоит выбирать с учетом этих потребностей.

Планировка должна допускать перемены

Сегодня компании может быть нужно больше индивидуальных мест, а через год – пространство для новой проектной команды или внутреннего обучения. Возможность таких изменений полезно учитывать еще при обустройстве офиса.

Например, помещение с мебелью, которую легко переставить, можно использовать для совещаний, занятий и групповой работы. Доступные точки подключения техники позволят менять расположение столов. Модульные системы хранения помогут приспособить пространство под новый состав команды.

Дополнительные изменения могут быть связаны с внедрением ИИ. Подготовка материала с помощью цифрового инструмента, проверка результата с коллегами и обсуждение решения требуют разных условий. При планировании стоит предусмотреть возможность переходить от индивидуальной работы к совместной, а также учитывать требования к связи, звуку и размещению оборудования.

Полезный вопрос при обсуждении офисного проекта: что потребуется, если через год офис начнут использовать иначе? Ответ поможет заранее увидеть решения, которые будет сложно или дорого изменить.

Качество офиса складывается из повседневных удобств

Интерес к качеству пространства отражается и в выборе недвижимости: 70% компаний, представленных в исследовании, уже переехали или планировали переезд в офисные здания более высокого уровня. Такой выбор предполагает внимание к характеристикам самого объекта, его расположению и окружающей инфраструктуре.

Удобство начинается еще по дороге на работу. При выборе помещения стоит оценить доступность общественного транспорта, путь от остановки или парковки, возможность пообедать рядом. Эти обстоятельства будут влиять на рабочий день независимо от того, как устроен интерьер.

В самом офисе важны освещение, акустика, мебель и доступность нужных помещений. При этом у людей могут быть разные требования к рабочему месту: кому-то необходимо отрегулировать высоту стола, кому-то – расположиться вдали от прохода или яркого света.

Такие потребности полезно обсуждать заранее. Вопрос «Удобно ли вам в офисе?» часто дает слишком общий ответ. Конкретные вопросы о шуме, оборудовании, маршрутах и доступности переговорных помогут понять, какие изменения нужны команде.

Часть решений необходимо учитывать уже при выборе здания и планировании пространства, другие можно добавить позднее. Чем раньше компания узнает о потребностях сотрудников, тем проще включить их в проект.

Обновление офиса может быть постепенным

Начать изменения можно с тех неудобств, которые чаще всего возникают в течение рабочего дня. Где постоянно не хватает мест? Какое оборудование приходится переносить? Какие помещения трудно использовать по назначению?

Для каждого такого вопроса стоит определить возможное решение и попробовать его на небольшом участке офиса. Например, изменить оснащение одной переговорной или протестировать новую рассадку в отдельной команде. Обратная связь покажет, насколько удачным оказался выбор и стоит ли распространять его на все пространство.

Одновременно полезно оценить, что можно сохранить и использовать повторно: мебель в хорошем состоянии, системы хранения, отдельные элементы оснащения. Такой подход помогает сократить объем закупок и количество вещей, которые отправятся на замену.

После обновления стоит снова посмотреть, как работает офис: стало ли проще найти подходящее место, подготовиться к встрече, разместить новую команду. Эти наблюдения дадут основу для следующих изменений и помогут поддерживать пространство в соответствии с задачами компании.