Что такое hot desking и как это работает?

Сегодня в бизнес-среде всё чаще упоминается потребность в переформатировании офиса и введении зоны хот-десков. О том, почему это практичное решение в современных реалиях, каков принцип работы хот-дескинга, и в каких компаниях он применим, рассказал Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate.

Что такое хот-деск?

Глобально хот-деск – это модернизированный open-space, в котором сотрудники вместо закрепленного рабочего места занимают свободное, приходя на работу в соответствии с графиком.

На практике универсальный хот-деск представляет собой рабочий стол в возможностью подключения к интернету и электросети, куда сотрудники могут приходить со своим рабочим ноутбуком и работать то время, которое им необходимо.

Принцип работы

Значительную часть времени в течение года сотрудники проводят в отпуске, командировках, на деловых встречах и на больничном. В это время их рабочие места простаивают.

Hot desking позволяет оптимизировать офисную площадь и использовать ее наиболее эффективно. Также выбор данного формата дает возможность сократить объем арендуемых площадей до 30-40%.

На рынке Петербурга хот-деск пока не нашел активного отклика, но имеет большие перспективы в нынешних нестабильных условиях.

Нюансы пользования зоной хот-десков

Сложность в эксплуатации хот-деска заключается в необходимости составления графика.

Работа в таком пространстве невозможна без закрепления за каждым разъездным сотрудником времени, в рамках которого он будет выполнять офисную работу. В противном случае, рабочие процессы будут замедлены отсутствием мест.

Для составления корректного графика в бизнес-процесс предварительно внедряются датчики контроля.

Они выдают анализ использования рабочих мест, и руководство компании получает возможность переформатирования офиса, когда мобильные сотрудники переходят в зону хот-десков.

Если в штате работает 10 мобильных сотрудников, достаточно выделить около четырех универсальных столов. При этом необходимо согласование графика, который может отслеживаться и корректироваться в мобильном приложении. Оно позволит таким сотрудникам комфортно определяться с временными рамками и приезжать в офис на фиксированный срок.

Каким компаниям полезен хот-деск?

Предположительно, одним из первых сегментов на отечественном рынке, в котором приживётся практика хот-дескинга, станет сфера IT.

Зону хот-десков применяют в компаниях с большим числом мобильных сотрудников. Это брокеры, продавцы, консультанты, экспедиторы и тп, которым в течение рабочего дня не нужно проводить много времени перед монитором.

Так, например, экспедитор развозит товар на протяжении всего рабочего дня и возвращается в офис на пару часов, чтобы заполнить документацию. Совершенно очевидно, что держать рабочее место для такого человека нецелесообразно. Ему необходим ноутбук и зона хот-десков, где он сможет работать.