Что такое магнитная маркерная доска, акустические панели, hot desk и другие современные офисные фишки?

Принципы формирования офисных пространств, их наполнение и организация бизнес-процессов - процесс сложный, долгий, порой дорогостоящий, но невероятно интересный. Современные технологии, оборудование, аксессуары и разные “фишки-плюшки” дают простор для действий и инициативы административных сотрудников. Специалистов, которые готовы сделать все, чтобы сотрудники работали эффективно и в комфортных условиях. Поэтому переходим сразу к эффективным примерам - какие новинки упрощают и улучшают нашу жизнь на работе.

Шумопоглощение: соблюдайте тишину в офисе

Попробуем вспомнить первый open-space и рабочий гул, который не давал работать? Мурашки по коже пробежали? Если нет, то давайте вернемся в детство и вспомним кадры “Служебного романа”. Именно там ведь каждый усмотрел открытый офис, разделенный разве что полками для хранения бумаг и стенгазетами. Утренний макияж, телефонные разговоры, взносы то на день рождения, то на похороны, у самых продвинутых - печатная машинка. “Сладостный волшебный поэтический мир сводок, цифр, отчетов, планов и смет” в открытом пространстве. Вспомнили?

К счастью для нас, в современном мире есть шумопоглощение. Ура, товарищи.

Шумопоглощающие настенные панели

Шумопоглощающие потолочные панели

Шумопоглощающие мобильные модули

Шумопоглощающие перегородки между столами

Шумопоглощающие панели всех типов - не новинка для рынка. Но мы года два назад для себя открыли перегородки из войлока и до сих пор не можем с ними расстаться. Наш PR-специалист настолько привык к своей перегородке, что переезжая на новое рабочее место утащил дерево из войлока с собой, поломав дизайн-концепцию всего офиса.

Еще один важный шумопоглощающий материал - напольное ковровое покрытие. Лишают офис стука каблучков и шума передвигающихся офисных кресел. Исключение - несовременные соседи, которые до сих пор стелят ламинат. Если вы читаете этот текст - знайте, что мы слышим каждый ваш шаг. Практически наблюдаем.

Переговорить или поработать группой

переговорные в офисе компании Nexign

переговорные в офисе компании Nexign

Если лет 10 назад переговорный зал или конференц-зал был частью бизнес-центра и при необходимости компания могла арендовать переговорную комнату, то сегодня практически в каждом офисе есть своя переговорная комната, в которой проводят встречи с клиентами, партнерами как в реальном режиме, так и в онлайн, обучения сотрудников, когда приходят подрядчики или коучи, а еще на помощь нам пришли прямые трансляции и вебинары.

Интересно, что если раньше в офисах формировали одну большую переговорную комнату, то сегодня наблюдается тренд на дробление: либо большая переговорная делится на две небольших с помощью мобильной шумопоглощающей перегородки, изолируя две рабочих группы друг от друга, либо создаются сразу несколько небольших зон для групповой работы. В крупных компаниях форматы могут миксоваться.

Еще одна интересная фишка - телефонные будки, где можно спокойно уединиться от коллектива и переговорить с клиентом, партнером, мамой, женой и вообще с кем угодно. И обсудить все что угодно, потому что услышит вас только человек на том конце провода.

Здесь будет слово

Интересно, у многих ли людей слово “совещание” ассоциируется с видео про эксперта и семь красных линий? Или это профдеформация? Когда Уолтер - эксперт в области рисования красных линий, должен был нарисовать семь красных линий строго перпендикулярно, некоторые зеленым цветом, а некоторые прозрачным и еще одну в форме котенка (или птички). И как Уолтер, объясняя принципы перпендикулярности, рисовал синим маркером на флипчарте.

К чему это я? Правильно, к флипчартам. К тем, что с листами бумаги, к тем, что нужны специальные маркеры, к тем, где уже застыли разноцветные потеки, не стираемые средством, к тем, что в самый нужный момент утащили в соседний офис.

Современная альтернатива - магнитно-маркерные стены, для создания которых нужна специальная краска и, собственно, стена.

переговорная комната в офисе компании IPG.Estate

переговорная в офисе компании IPG.Estate

Стену точно в соседний офис или переговорную не перенесут, менять листы не надо. При использовании маркерно-магнитной стены мы столкнулись с одной особенностью - сотрудники ударились в творчество и пробудили спящие таланты.

Кто сидел на моем стуле? И что за горячие доски вы нам предлагаете?

Hot desk - универсальная система, когда за каждым сотрудником не закрепляется рабочее место, и каждый день можно выбирать новое рабочее место. Система особо хороша для большой компании. И тут уже не до шуточек, поскольку можно говорить про оптимизацию офисных площадей, а значит и про сокращение бюджета.

Но нужно подходить индивидуально: анализировать работу отделов и их бизнес-процессы. Например, представьте себе бухгалтера, который каждое утро за собой перетаскивает архивы документов или кипы счетов-актов и так далее. Или отдел маркетинга с полиграфией, пресс-волами и кипами маркетинговых штучек. Поэтому, как правило за отделами бухгалтерии, юриспруденции, маркетинга и PR лучше зафиксировать места.

Кроме того, нужно понять возможности оптимизации, изучив графики отпусков, командировок, больничных и так далее. При грамотном подходе - установить систему, которая будет считывать занятость рабочих мест. И уже на основании данных подходить к оптимизации.

И, конечно, правило “Кто первым встал того и тапки” в этом случае будет работать с конфликтами, главное, чтобы без драк.

Поэтому вместе с hot desk внедряем умные системы, которые дают возможность бронировать рабочие места, переговорные комнаты и другие офисные зоны в приложении, установленном на комп, ноут или телефон.

А вместе с этим подтягивается еще много интересных фишек: контроль эффективности сотрудников, команд, рабочих процессов и так далее.

Говорить про новинки, влияющие на качестве, эффективность и креативность можно бесконечно. Мы пока рассказали про то, что используем сами или планируем внедрять. Поэтому, продолжение следует.