Гайд по аренде офиса: пришел, проверил, арендовал

В данной статье мы расскажем о возможных «подводных камнях», которые могут встретиться неопытному арендатору в процессе поиска подходящего офиса для бизнеса; о способах их преодоления и о том, на что надо обращать внимания, подписывая договор аренды.

Дешёвый офис – повод задуматься

Не стоит сразу же доставать фирменную печать при виде низкой арендной ставки, тем более от недавно открывшегося офиса. Есть вероятность, что месяцев через 11 (период действия договора аренды) плата за арендованные вами квадратные метры увеличится на 50%.

Стоит внимательно ознакомиться с договором и выяснить, что входит в стоимость аренды. Этот пункт кажется очевидным, но часто арендаторы уже после заключения обнаруживают, что услуги по содержанию офиса придется оплачивать отдельно.

Проверьте включен ли в ставку по аренде НДС, тем более если цена подозрительно низкая –собственники бизнес-центров могут изначально озвучить ставку без учета НДС, а окончательная цена за аренду офиса при подписании договора будет уже с НДС.

Семь раз замерь

Обязательно замерьте помещение, которое собираетесь арендовать. К сожалению, практика офисного рынка идет к тому, что арендодатели крупных бизнес-центров рассчитывают арендную ставку с учетом коэффициента BOMA, то есть к арендуемой площади добавляется места общего пользования (вестибюли, технические помещения, коридоры и так далее), а зачастую и толщина стен.

Можно повторить?

Всегда обращайте внимание на сроки действия договора аренды и на условия его пролонгации. Обычно при желании продлить договор вам надо за 3 месяца до его окончания письменно уведомить об этом арендодателя.

Варианты расторжения договора также заслуживают отдельного внимания. Многие арендодатели не спешат возвращать обеспечительный платеж или включать его в счет последнего месяца аренды, так что это условие обязательно должно быть отдельно оговорено и письменно зафиксировано.

При заключении договора аренды, в особенности краткосрочного, узнайте, какой срок его расторжения – сколько времени у вас есть, чтобы найти замену в виде нового офисного помещения и выехать из старого – это может быть очень важно, если у арендодателя поменяются планы, и он решит переместить вас с арендованного места.

Кому надо, тот доедет

К выбору территориального расположения вашего офиса также надо подойти с умом. Бизнес-центр должен быть в зоне транспортной доступности или с достаточным парковочным индексом. Трата драгоценного времени и поиск парковочного места в окружении бизнес-центра – станут большой проблемой как для сотрудников компании, так и для клиентов. Дополнительным плюсом будет, если вы заранее обдумаете, где сотрудники смогут перекусить и устроить себе заслуженный перерыв.

Доверяй, но проверяй!

Даже если вы на 99,9% уверены в надежности вашего арендодателя, стоит перестраховаться и проверить этот 0,1%. Заключение договора аренды – дело ответственное. Поэтому до его подписания необходимо попросить оригиналы документов: свидетельство о праве на собственность, договор купли-продажи или договор аренды с генеральной доверенностью. В случае, если окажется, что помещение сдается в субаренду, нужно удостовериться в наличии свидетельства о регистрации организации и копии приказа о назначении директора.

Вся суть в деталях

Детали возможной аренды надо продумать, и как можно подробней обсудить с арендодателем. Например, будет ли ваша компания в официальном списке арендаторов, то есть, другими словами, получит ли она «юридическую прописку». С согласия собственника также устанавливаются вывески, наружная реклама – при надобности это тоже необходимо обсудить отдельно.

Очевидно, что заранее стоит проверить исправно ли электричество (розетки, освещение, кондиционер), как работают замки, открываются ли окна; ознакомиться с работой системы охраны, узнать подробней про Интернет-провайдера, и только потом подписывать договор аренды.

Оговорите с арендодателем, в каком виде должен остаться офис после вас. Сегодня многие владельцы бизнес-центров требуют после окончания срока аренды восстановить офисное помещение до состояния, в которое вы въезжали, без учета износа. Таким образом, большая сумма депозита, которая обычно вносится во время заключения договора, остается у арендодателя для выполнения ремонтных работ.

В дополнение к прочему, можно поговорить с будущими «соседями» – они могут рассказать много важной информации об офисе или самом арендодателе.

Важно помнить, что залог успеха бизнеса в определенной степени зависит от правильного выбора рабочей площадки.