К переезду готовы!

Любой переезд требует много времени, денег и, самое главное, нервов. Особенно это чувствуется, если такое важное событие, как смена офисной локации, происходит впервые. Сегодня Officemaps.ru расскажет, как безболезненно совершить переезд и подготовить к нему сотрудников компании.

Комиссия по переезду

Первым шагом на пути переезда должен стать созыв комиссии внутри компании, в которую будут входить люди, занимающейся подготовительной работой. Как правило, это административный директор, бухгалтер, менеджер по персоналу, юрист, айтишник. Каждый из них оценивает возможные риски переезда в своей сфере:

Административный отдел рассматривает сложность переезда и объем затрат;

Бухгалтерия – возможные финансовые потери (например, в том случае, если компания инвестирует в ремонт текущего помещения);

Юридический отдел занимается подготовкой договоров и дальнейшим сопровождением всего переезда: внесением изменений в трудовые договоры, смену юридического адреса, оповещением налоговой службы;

Менеджер по персоналу оценивает возможные потери сотрудников;

IT-отдел рассчитывает затраты для переноса серверов, дальнейшего быстрого подключения на новом месте.

Такая команда, как показывает практика, способна подготовить компанию к безболезненному переезду. Вся собранная и обработанная данной командой информация выносится на обсуждение в рамках общего совещания, по итогам которого, как правило, руководителю стоит назначить основное ответственное за переезд лицо (как правило, это административный директор), на которое возлагается контроль за всеми этапами переезда.

Этапы переезда:

Составление графика подготовки переезда и непосредственно переезда
Информирование и подготовка персонала
Непосредственно, сам день Х – переезд (стандартно в зависимости от размеров компании переезд может занимать от одного дня до недели)
Организация работы на новом месте (расстановка рабочих мест, налаживание работы техники и тд.)

Процесс переезда лучше планировать по каскадной методологии, при которой за одним этапом сразу же следует другой.

Работа с сотрудниками

Как подготовить сотрудников к переезду – процесс, который зависит от руководства компании. Но мы советуем не пропускать этот этап, так как в коллективе могут возникнуть недовольство руководством и сомнения в его решениях. Эту работу также лучше проводить поэтапно.

Доведите до сотрудников информацию о переезде с помощью общего совещания или через руководителей отделов и департаментов.
Лучшим вариантом будет тур коллектива на объект, чтобы показать будущий офис, выделив при этом основные преимущества нового места. Советуем заранее подготовить не менее пяти положительных аргументов в пользу нового офиса, которые улучшат комфорт сотрудников после переезда. Важно, чтобы сотрудники понимали, что мероприятие, затеянное вами, не приведет к ухудшению условий труда, даже если это делается для экономии средств компании.
Конечно, избежать скептически настроенных и недовольных сотрудников не получится. Поэтому необходимо выявить неформального лидера, убедить его в возможных перспективах нового места и через него влиять на сотрудников.

Во время переезда…

Каждый сотрудник должен подготовить свое рабочее место к переезду: сложить личные вещи в заранее закупленные картонные коробки и подписать их в формате: отдел, ФИО (не лишним будет и номер телефона). Перевозка вещей сотрудника – дело профессиональной компании, специализирующейся на переездах организаций.

Как показывает практика, лучше планировать переезд на пятницу, чтобы в течение выходных дней установить и подключить оборудование, а в понедельник начинать работу на новом месте.

Как правило, еще около недели Вам потребуется на наладку штатной работы офиса – настройка подключений, наладка работы инженерных систем. И в течение месяца сотрудники, как правило, полностью адаптируются к новым условиям – для них понятна становится транспортная доступность и условия, состояние коммерческой инфраструктуры и другие условия, создающие комфорт для работы. Переезд можно считать завершенным.