Как найти офис, если все хорошие офисы уже заняты или ставки аренды высокие?

При поиске нового офиса компании предъявляют ряд требований к локации и транспортной доступности, техническим характеристикам, планировкам и отделке, метражу, инфраструктуре объекта или района, ставке. Список может быть очень длинным. Но часто рынок офисной недвижимости диктует свои условия - предложение ограничено, меняйте требования или расставляйте приоритеты. Как найти офис, если качественные помещения заняты, а свободные сдаются по высокой ставке? Рассмотрим процесс поиска и выделим основные направления, которые помогут вам найти офис.

Оптимизация бизнес-процессов и текущих площадей

Как только вы понимаете, что в текущем офиса команде не хватает места - не торопитесь искать новый офис. Проведите исследование бизнес-процессов компании и изучите новые технологии организации офисных пространств. Можно, например, внедрить систему hot desking. Ввиду направленности на эффективное использование площадей, многие компании оценивают занятость рабочих зон в течение года и приходят к оптимизации. Значительную часть времени сотрудники проводят в отпуске, командировке, на больничных, регулярно выезжают на встречи, в это время их рабочее место пустует. Hot desking помогает на 30-40% сократить объем рабочего пространства.

В любом случае, сделать проекты оптимизации текущего офиса вам помогут профессиональные архитекторы.

Расширение в рамках текущего БЦ

Переезд в новый офис - процесс трудоемкий и долгий. Поэтому, если вас устраивает ваш бизнес-центр, то изначально можно переговорить с УК о возможностях расширения в текущем бизнес-центре. Если вы зарекомендовали себя как арендоспособный и надежный арендатор, то арендодатель будет лояльно к вам настроен и постарается сделать интересное предложение, если у него будет такая возможность.

Искать самостоятельно

Если Вас не устраивает текущий бизнес-центр и его управляющая компания, нет возможности оптимизировать площади и расшириться, тогда стоит приступать к поиску. Можно эту работу вести самостоятельно, просматривая сайты, объявления и прозванивая БЦ. При поиске небольших помещений, вариант может сработать, поскольку предложений офисных помещений в аренду площадью до 150-200 кв.м на рынке больше, чем офисов большего метража. Но так как аренда - это не ваш профильный бизнес, результат может быть неудовлетворительным - затяните сроки, потратив время, не сможете договориться о выгодных для вас условиях с новым собственником и так далее.

Найти агента

Также при поиске офисных помещений можно обратиться к агенту по недвижимости, который знаком с рынком и обладает налаженными партнерскими отношениями с собственниками недвижимости. Но советуем выбирать агента по рекомендациям и с опытом работы. Агент сможет по вашим требованиям найти готовое офисное помещение. Агенты эффективно работают с подбором офисных помещений небольшого метража - до 200 кв.м, рассматривая готовые офисы. Но для работы с более крупными площадями, у агента может быть недостаточно компетенций, поскольку требуется включение целой команды, которая поможет согласовать юридические условия, создать тестовые планировки при необходимости и так далее.

Обратиться к консультантам / брокеридж / текущее предложение рынка

Если вам нужен офис площадью более 200 кв.м, то стоит обратиться к консультантам, которые сделают для вас подборку помещений, соответствующих вашему запросу по требованиям. Преимущество работы консультантов в данном вопросе заключается в том, что они работают командой, помогая клиенту увидеть будущий офис и условия аренды. Например, при рассмотрении больших офисов, консультанты могут создать тестовую планировку (test fit), чтобы показать клиенту как можно организовать рабочее пространство в помещении, учитывая внутренние бизнес-процессы компании, в рамках каждого выбранного для рассмотрения офиса. А также компетенций консультанта достаточно, чтобы помочь согласовать условия сделки: уровень арендной ставки, арендные каникулы и тд, а также согласовать юридические моменты договора.

Обратиться к консультантам / перспективное (будущее) предложение рынка

При отсутствии текущего предложения, консультанты могут предложить нетривиальный путь - рассмотреть перспективное предложение - офисные бизнес-центры, которые будут введены в перспективе 1-3 лет. Как правило, такие проекты интересны для крупных компаний, которые планируют свое развитие как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Примечательно что при таком сценарии, при заключении договора аренды будущей вещи, у клиента есть возможность на этапе реализации внести правки в проект в соответствии с его требованиями, например, по инженерии.

Переформатирование или реконструкция зданий

Еще одно нетривиальное решение, которое сможет предложить вам консультант, - рассмотреть проекты иного коммерческого назначения (гостиницы, апартаменты, торговые площади), которые можно будет переформатировать под офисный функционал. Преимущество - объект переформатируется исключительно под ваши цели и по вашим требованиям, у вас больше вариантов найти объект в нужной вам локации. Недостатки - сроки.

Build-to-suit

И еще один интересный подход, предлагаемый консультантами - строительство офисного центра по формату build-to-suit, который все чаще рассматривают крупные компании, учитывая дефицит качественного предложения. Преимущества - проект создается по требованиям компании к инженерии, техническим характеристикам, можно выбрать локацию. Недостатки - сроки и инвестиции.

Процесс поиска нового офиса - трудоемкий и хранит все множество подводных камней, с которыми без изучения вопроса трудно разобраться: из чего формируется арендная ставка и как получить лучшие условия по платежам, что такое арендные каникулы и как их получить, как найти офис в нужной локации, если все занято, как сформировать лист требований и на что нужно обращать внимание в первую очередь? Список можно продолжать бесконечно и включать сотни вопросов. Можно искать ответы самостоятельно и набивать шишки. Можно обратиться к профессионалам, у которых есть опыт, экспертиза и понимание рынка: они ответят и на вопросы и помогут сохранить текущий офис, расшириться или найти новый, соответствующий ожиданиям по всем направлениям: локация, характеристики, ставки.