Переезд офиса: как правильно подготовиться?

Когда начать подготовку к переезду?

На подготовку к переезду лучше запланировать не меньше месяца. За это время вы сможете определиться с объемом перевозимого имущества, встретиться с представителями мувинговых компаний, выбрать наиболее подходящую и спланировать переезд. Обязательно подготовьте план расстановки мебели в новом помещении, такой план поможет существенно сэкономить время.

Основные этапы при подготовке к переезду

1. В первую очередь избавьтесь от всех ненужных вещей – выбросите, продайте или отдайте на хранение. Не стоит тратить время и деньги на перевозку лишнего имущества.
2. Подготовьте максимально подробный список перевозимого – он понадобится при расчете стоимости переезда, а также поможет учесть все детали при планировании.
3. Пригласите в офис представителей нескольких мувинговых компаний для оценки масштабов и сложности вашего переезда. При расчете по телефону бывает сложно учесть все нюансы, поэтому наиболее объективную стоимость вы получите именно после встречи.
4. Организуйте процесс упаковки. Упаковкой документации, содержимого столов, шкафов, а также всей мебели и техники могут заняться специалисты мувинговых компаний, которые сделают это качественно и быстро. Однако если вы хотите сэкономить, то можно заказать доставку упаковочных материалов заранее и ваши сотрудники частично упакуют свои рабочие места. Начать лучше с упаковки тех предметов, которые после переезда потребуются вам в последнюю очередь.
5. Совместно с менеджером мувинговой компании подготовьте график переезда и план расстановки в новом офисе, это существенно сократит время обустройства в новом офисе.
6. Проинформируйте клиентов и сотрудников компании о переезде в новый офис.

Как выбрать компанию-перевозчика?

Отдельно остановимся на выборе мувинговой компании, поскольку именно от этого в конечном итоге будет зависеть благополучное завершение переезда. Из множества имеющихся на рынке предложений выбрать подходящую компанию вы сможете достаточно легко, руководствуясь следующими критериями:

• Опыт и квалификация – компания, способная организовать качественный переезд офиса, несомненно, должна обладать опытом в реализации подобных проектов и существовать на рынке не менее 5-6 лет. Специалистов таких компаний нельзя назвать грузчиками, т.к. они обладают навыками и квалификацией для работы с любыми предметами мебели и техникой, регулярно проходят обучение, аттестацию и работают в соответствии с утвержденными стандартами.
• Рекомендации – обязательно проверьте наличие рекомендательных писем и обратите внимание на их даты (если последнее письмо написано 2 года назад, то персонал в компании уже мог смениться, и возрастает риск получить совсем другое качество услуг).
• Спектр услуг – при переезде, как правило, требуется не только погрузка, разгрузка и транспортировка. Во многих случаях понадобится разборка мебели, демонтаж оборудования, а на новом месте сборка и монтаж. Для сохранности имущества его необходимо упаковывать с использованием специальных упаковочных материалов. В новом офисе все имущество и документы будет очень просто найти, если при упаковке все будет правильно промаркировано.

• Ресурсы – для организации качественного и безопасного переезда компания перевозчик должна обладать необходимыми ресурсами – автотранспорт, инструмент, и, самое главное, постоянный штат аттестованных сотрудников.
• Ответственность и гарантии качества – надежная компания-перевозчик обязательно работает по договору, в котором отражена материальная ответственность. В случае необходимости дополнительно оформляется страховой полис. До начала осуществления переезда вам предоставят список сотрудников и данные по автотранспорту, задействованных на вашем переезде. Лифты, стены и напольные покрытия в помещениях будут дополнительно защищены в случае необходимости.
• Прозрачное ценообразование – после подписания договора стоимость вашего переезда не будет меняться, если не изменятся условия переезда. В случае почасовой оплаты вам будут предварительно предоставлены тарифы на все виды работ. Если уделить этому недостаточно внимания, вы можете оказаться в ситуации, когда, например, отсутствие лифта на втором адресе увеличит стоимость переезда в два раза.
• Планирование процесса работ – перед осуществлением переезда вам предоставят подробный график работ, составленный с учетом особенностей вашего проекта и технических характеристик помещений на адресах отправления и прибытия, а также подробную смету.

Памятка для сотрудников: Как подготовить свое рабочее место

Если заказать упаковочные материалы заранее, любой сотрудник сможет самостоятельно подготовить свое рабочее место, необходимо лишь выполнить 6 простых шагов:

1. Извлеките и рассортируйте содержимое тумбочки - выбросьте всё ненужное, а то, что осталось, разложите по типу – документы, канцелярские принадлежности, личные вещи.
   2. Сложите вещи в коробку. Когда вы будете укладывать вещи, обратите внимание на то, что сначала необходимо положить документы, журналы, книги, а затем канцелярские принадлежности и личные вещи.
2. Подпишите коробку, чтобы она как можно быстрей была доставлена на место: этаж, номер кабинета, в новом офисе, название отдела, ваши ФИО.
3. Отключите компьютер и положите на свой рабочий стол все провода и устройства, подключенные к вашему компьютеру.
4. Поставьте на ваш рабочий стол короб с вещами, системный блок можно оставить на полу. Убедитесь, что все провода и устройства находятся на Вашем столе и наклейте на стол стикер, на котором указана следующая информация: этаж, номер кабинета, в новом офисе, название отдела, ваши ФИО.

Как будет проходить переезд?

После того, как вы примете решение о выборе компании-перевозчика, останется только переехать. За день до переезда к вам в офис доставят упаковочные материалы для личных вещей, а сотрудники мувинговой компании начнут разборку и упаковку мебели и бытовой техники. В день переезда в назначенное время к вам приедет бригада специалистов, все перевозимое имущество будет описано, а имеющиеся дефекты зафиксированы в акте. На адресе отправления автотранспорт с погруженным имуществом пломбируется в присутствии ваших представителей. В новом офисе все вещи будут распакованы, мебель собрана и вместе с техникой расставлена согласно утвержденному заранее плану.

Для всех клиентов и подписчиков Officemaps.ru команда Деликатного переезда предоставляет специальную скидку 10% на услуги по офисному переезду.