Практический кейс - работа в коворкинге отличается от работы в классическом офисе

Александр Портнов Представитель консалтинговой компании "А ДАН ДЗО" Если заходит речь о снижении расходов компании, мы рекомендуем рассмотреть коворкинг в качестве рабочего пространства

Много разговоров ведется о популярности коворкингов. Говорят, что этот формат офисной недвижимости становится все более востребованным, но прежде всего об этом рассуждают игроки рынка — собственники коворкингов. Голосов реальных резидентов не так много. Поэтому портал Officemaps.ru решил выяснить, действительно ли коворкинги так хороши, как о них говорят. О том, как вести бизнес в условиях нового формата офисной недвижимости, рассказывает резидент коворкинга Work Space, консалтинговая компания «А ДАН ДЗО».

Консалтинговая компания «А ДАН ДЗО» занимает мини-офис площадью 7 кв. м, развивают бизнес в коворкинге в течение двух лет. Александр Портнов, генеральный директор компании «А ДАН ДЗО», рассказывает, что компания «А ДАН ДЗО» специализируется на консалтинговых услугах в области оптимизации производственных, логистических и управленческих процессов. Также разрабатывает системы автоматического планирования с элементами искусственного интеллекта. Основная задача – увеличивать доходность бизнеса, оптимизируя управление и внедряя эффективные информационные системы планирования производства и логистики.

Преимущества коворкинга

Александр, как давно Вы узнали про формат коворкинга?

- Летом 2017 года. Шли по комплексу «Румянцево» и случайно наткнулись на коворкинг. Познакомились с условиями и практически сразу решили переехать в Work Space. До этого в коворкингах не работали.

Почему заинтересовались ведением своего бизнеса именно в рамках коворкинга?

- Прежде всего нам понравилось локация: коворкинг находится в одном из крупнейших бизнес-комплексов России, рядом аэропорт, есть отель и фитнес-центр. Вся инфраструктура «Румянцево» доступна нам, резидентам Work Space. Это удобно для нашей компании — представителя малого бизнеса.

В отношении работы в коворкинге тоже есть свои преимущества. Удобно, что мы платим за аренду помещения, а получаем сразу весь спектр услуг и возможностей для развития бизнеса: начиная от переговорных комнат, учебных классов, офисной техники и заканчивая кофемашиной, чаем, холодильником.

Для нас крайне важно, что расходы на аренду офиса превратились в переменные расходы. Дело в том, что загруженность нашей компании плавающая: количество проектов в разные промежутки времени разное — то больше, то меньше. В зависимости от количества проектов мы привлекаем специалистов, и если проектов много, то и сотрудников становится больше. В коворкинге мы легко можем подобрать офис под наши потребности на тот период, когда нам это необходимо.

Раньше, до коворкинга, мы арендовали офис площадью 100 кв. м, и это было проблемой. Случалось, что сотрудники разъезжались (нередко требуются командировки) и офис пустовал. Приходилось платить за стены и воздух. Или, наоборот, офис переполнен, потому что проектов меньше: сотрудники возвращались из командировок и мест не хватало. Условия обычной аренды офиса не предусматривают гибких изменений под разные периоды деятельности компании.

Сейчас такой проблемы у нас нет. Если нужно привлечь больше сотрудников, то мы просто берём офисное помещение побольше или добавляем комнаты. Логика простая: есть проекты и доходы — расширяемся, а если количество проектов уменьшилось — сужаемся.

Нам нравится, что в коворкинге больше возможней для развития бизнеса и приемлемые цены на аренду помещений.

Тонкости офисной работы

Какие услуги Вы получаете в коворкинге? Может быть, вам чего-то не хватает?

- В коворкинге Work Space есть вся инфраструктура для продуктивной работы. Нашу компанию все устраивает. Можно поработать и отдохнуть, перекусить или основательно пообедать (благо рядом несколько кафе на выбор). Также радует возможность бухгалтерской, юридической, маркетинговой поддержки. Например, именно здесь мы нашли бухгалтера на аутсорсинг. А специалиста IT — в одной из компаний, которая дислоцируется в комплексе «Румянцево».

Хотя есть один момент, который смущает некоторых клиентов (но это именно относительно деятельности нашей компании) — это тонкие стены в рабочих кабинетах. Приходится приглушать разговоры.

Также кого-то смущает, что мы работаем в коворкинге. Это больше имиджевый момент — все-таки сейчас это недостаточно распространено, все привыкли, что у компаний есть классический офис. Но мы оборачиваем это в наше преимущество: объясняем, что стоимость аренды офиса в коворкинге ниже, а значит, мы не завышаем стоимость наших услуг. Поэтому наши услуги доступны, и цена адекватная. Безусловно, это сразу снимает все вопросы.

Более того, если заходит речь о снижении расходов компании, мы рекомендуем рассмотреть коворкинг в качестве рабочего пространства. Многие соглашаются, что это удобно и рационально.

Как организован Ваш бизнес в рамках коворкинга?

- Так же, как и в обычном офисе. Какие-то проекты мы ведём удаленно, какие-то клиенты приезжают к нам. Рабочие вопросы обычно решаем в нашем офисе, при необходимости берем переговорную комнату.

Однако работа в коворкинге отличается от работы в классическом офисе. Когда наша компания находилась в пространстве обычного офиса, присутствовали все преимущества плотного общения. Мы быстро понимали друг друга, потому что все находились рядом и быстро решали рабочие задачи.

Сейчас средства коммуникации позволяют работать удаленно. Да, у нас уменьшились накладные расходы, но нам пришлось настроить работу по другому формату. Еженедельно проводим общую видеоконференцию, постоянно обмениваемся информацией по электронной почте и в мессенджерах, раз в месяц проводим корпоративные мероприятия. Чувствуя плотное взаимодействие друг с другом и поддержку коллег, наша команда работает не менее эффективно, чем раньше.

Возможности для роста бизнеса

Одна из особенностей коворкинга — это возможность взаимодействовать арендаторам внутри коворкинга. Как вы взаимодействуете с вашими соседями?

- У нас нет никаких сложностей при взаимодействии с соседями. Все они — приятные люди, с которыми комфортно пообщаться в общих зонах за чашечкой кофе. Я не припомню ни одной конфликтной ситуации или предпосылок к ней. А с некоторыми мы подружились.

Планируете ли вы переезжать или рассматриваете коворкинг как постоянное место для развития Вашего бизнеса?

- Переезжать не планируем, нас все устраивает. Однако в перспективе это возможно, если наша команда разрастется до 30–50 человек. Тогда потребуются инфраструктурные изменения нашей работы, и формат коворкинга может не подойти.

Если такая потребность возникнет, мы первым делом рассмотрим офисные помещения комплекса «Румянцево». Прежде всего потому что это логистически удобно: комплекс расположен в центре транспортных потоков, станция метро находится прямо на территории, а это весомое преимущество для сотрудников и клиентов. Также важно, что в комплексе прекрасная инфраструктура — все для ведения бизнеса есть внутри комплекса и на близлежащей территории. Поэтому если развивать компанию, то только здесь.