Разделяй и властвуй: делим требования коллег к новому офису на необходимые и желательные

При поиске офиса каждая компания предъявляет ряд требований к новому помещению. Часто лист ожиданий арендаторов превышает перечень требований и норм к строительству новых зданий, включая СНиПы 1954 года. Учитываются пожелания руководства, технических специалистов, HR и сотрудников, партнеров и клиентов. Но как не зарыться в требованиях на бумаге и на практике составить выбор действительно важных факторов? Давайте разбираться и отделим важное от желаемого.

Поиск недвижимости традиционно доверяют профессиональным компаниям, которые смогут собрать интересные предложения в соответствии с запросом. Но обязательно должен быть куратор поиска со стороны компании.

Важно:

Часто вопрос поиска нового офиса делегируют офис-менеджерам или помощникам. Их компетентность и видение деятельности компании можете отличаться от стратегии развития компании. Такое решение может затянуть сроки поиска или привести к неправильному выбору.

Желательно, чтобы это был сотрудник, понимающий внутреннюю специфику бизнеса, построение рабочих процессов, структуру взаимодействия с клиентами и партнерами, планы по краткосрочному и долгосрочному развитию, имеющий право принимать решения. Например, административный директор.

Требования к поиску помещений условно можно разделить на три группы: основные, дополнительные и желательные.

Основные требования создаются исходя из внутренних и внешних бизнес-процессов компании.

1. Технические характеристики помещения

Cистемы вентиляции, кондиционирования, электрическая мощность и другие.
В первую очередь важно создать комфортные климатические условия в офисе, чтобы сотрудники не чувствовали дискомфорта.

2. Планировочные решения офиса.

Стоит понимать необходимую площадь с учетом планов развития, сроки переезда и требования к планировке и дизайну.
Рассчитать необходимую площадь поможет наш онлайн-калькулятор.
А вот выбор планировки на прямую зависит от бизнес-процессов: трудно представить юридическую компанию в open space, поскольку каждому клиенту важно сохранение конфиденциальности информации. При этом айтишники готовы писать свои программы и в open space, но им необходимы зоны для групповой работы, а еще неформальные зоны отдыха, а еще зоны питания, где тоже могут рождаться гениальные идеи.
Ряд компаний выбирают помещения с отделкой, другие закладывают в сроки переезда проектирование, строительство и комплектацию офиса, который изначально арендуют в shall&core (без отделки).

3. Локация и транспортная доступность

В данном случае также стоит отталкиваться от бизнес-процессов и выстраивания логистики как для сотрудников, так и для клиентов.
Например, представительский офис должен иметь комфортную транспортную доступность и наличие паркинга, иначе клиент просто не сможет добраться.
А офис компании, которая дорожит сотрудниками, должен учитывать и логистику сотрудников от дома до работы. Как правило, проводятся различные опросы сотрудников, результаты которых также влияют на выбор локации. Путь от дома до работы не должен выматывать и раздражать коллег. В противном случае есть вероятность потери квалифицированных кадров.

4. Инфраструктура

Кухня в офисе или доставка еды - это огромный плюс, но выбор должен быть всегда, поэтому при выборе стоит обратить внимание и на наличие кафе, ресторанов, столовых как в рамках БЦ, так и в ближайшем окружении. Голодный сотрудник - злой сотрудник. Кому это нужно?

5. Арендная ставка

Важная характеристика, которая интересует, как правило руководителей и финансовый отдел. Но стоит заметить, что профессиональные брокеры и клиентоориентированные арендодатели в ходе переговоров и согласований могут договориться о лояльных для арендатора условиях.

Вторая группа: дополнительные:

1. Окружение

Дополнительно можно проработать вопрос с ближайшим окружением. Кто по-соседству работает? В этом вопросе самым неожиданным открытием могут оказаться ваши конкуренты. Но мы же все люди бизнеса и знаем (и следим) где и как работают наши конкуренты. Просто ради интереса.

2. Локация

Как ни странно, но и в дополнительные требования мы ставим локацию, поскольку всем угодить сложно, то стоит в первую очередь ориентироваться на локацию для развития бизнес-процессов. Транспортная доступность офиса должна быть развита: не менее двух видов общественного транспорта в пешей доступности от бизнес-центра с частым графиком движения (обязательно наличие станции метрополитена, а лучше двух станций на разных ветках или на пересадочном узле, наземного транспорта: автобусные, трамвайные остановки и т.д.)

Третья группа: желательные

Название говорит само за себя, хотя желания и должны сбываться

1. Окружающая инфраструктура.

Фитнес зал, парикмахерские и салоны красоты, магазины полезного питания.

2. Школы и детские сады в окружении

Работа, дом, школы и детские сады в одном районе и в шаговой доступности - утопия, о которой многие мечтают. Но, к сожалению, к реальной картине мира пока не применима.

Давайте обобщим. Требования, которые стоит брать за основу при выборе нового помещения, - это технические характеристики помещения, планировочные решения, локация и транспортная доступность, инфраструктура, уровень арендной ставки. К дополнительным мы относим окружение (соседи по БЦ) и, как ни странно, снова локацию. Желательные - расширенная окружающая инфраструктура, школы и детские сады в окружении.

Всегда стоит помнить, что составлять список требований к новому офису нужно на основании бизнес-процессов компании, на которые накладываются характеристики. Начинайте поиск с основных требований: искомое помещение должно максимально им соответствовать (до 90%), либо дополняться требованиями из второго списка. А финальное совпадение со списком желательных критериев послужит приятной “вишенкой на торте”.