Удаленная работа – это тоже работа: как организовать работу сотрудников

Ведущая тема последнего месяца всё еще гремит: коронавирус провоцирует политических лидеров на принятие срочных мер по защите граждан и поддержке бизнесов. Президент ставит здоровье россиян в приоритет и призывает их прислушиваться к словам врачей, а главы компаний озадачены необходимой мерой обезопасить своих сотрудников от COVID-19. Настало время «удалёнки», и важно разобраться, как оптимизировать все процессы, чтобы дистанционная работа приносила плоды не хуже работы в режиме офлайн.

На данный момент невозможно наверняка спрогнозировать улучшение эпидемиологической обстановки в России. Лучшим решением для работодателей станет перенос всех возможных бизнес-процессов в онлайн-пространство. Важно обозначить здоровье и благополучие своих сотрудников ключевой ценностью. 25 марта Президент РФ объявил неделю с 30 марта по 5 апреля нерабочей с сохранением зарплаты. Эта добровольно-принудительная мера предоставляет возможность тем руководителям, кто еще не перевел штат в удаленный режим, реорганизовать работу персонала и выдержать удар обстоятельств. Как эффективно организовать удаленный график?

Удалёнка: инструкция для работодателя

Пункт #1. Привлекаем IT-службу

В её задачи войдёт установка пакета программ на рабочие ноутбуки сотрудников или удалённая помощь в загрузке софта на стационарные домашние компьютеры. Также IT-специалисты должны настроить администрирование на всех платформах и зарегистрировать работников. Важным скиллом для сотрудников будет шеринг экрана. Этому также должны обучать айтишники.

Пункт #2. Убеждаемся в безотказности интернета и гарнитуры

Каждый сотрудник должен быть обеспечен ресурсами для связи – это основа работы и специалиста и для дальнейшего контроля. Работа сильно осложнится, если у одного человека сломан микрофон, у другого слабый Wi-Fi. Решите эту проблему самостоятельно, чтобы гарантировать успешный исход.

Пункт #3. Создаём чат

Чат используется для фиксации организационной информации и решения некрупных задач. Он не должен быть засорён дебатами «не по теме», видосиками и мемами, шуточками и паническими сообщениями, что «мы все умрем». Бизнес-чат можно вести в CRM-системе, но, как показыает практика, сотрудникам малых - средних бизнесов удобнее Telegram, WhatsApp, а компаниям с большим штатом сотрудников мессенджеры по типу Slack, Microsoft Teams.

Важно: если используете внешний мессенджер, то убедитесь, что коллеги зарегистрированы под своими ФИО, попросите их установить на аватар личное фото, что в разы облегчит коммуникацию.

Пункт #4. Запоминаем: видеозвонки – наше всё

В условиях удалёнки видеозвонок равен реальной встрече или совещанию. Масштабные и ключевые вопросы никогда не решатся в чате, где нет очерёдности высказываний, оперативного диалога без ожидания конвертации «Печатает…» в текст, невербального взаимодействия и прочих элементов. Важные видео-эфиры должны записываться и выноситься в общедоступный бриф. Можно использовать, например, Skype для бизнеса или Zoom.

Пункт #5. Сажаем коллег на Облако

Google Docs и аналоги – универсальный способ оптимизировать работу при обсуждении бизнес-решений по телефону.

Пункт #6. Ведём календарь

Календарь созвонов, дедлайнов и прочих датированных этапов ведения работы должен быть доступен всему персоналу. Его необходимо постоянно обновлять и отмечать выполненные задачи. Если Вы не используете CRM-систему, то рекомендуем обратить внимание на удобное приложение Todoist.

Перед тем как приступить к дистанционному взаимодействию, стоит письменно зафиксировать правила удалённой работы и разослать лист коллегам. В идеале – получить письменное подтверждение, чтобы не возникало возражений типа «А я не видел(а), мне письмо не приходило».

Контроль сотрудников – в чём он заключается?

Удалённая работа не должна провоцировать у начальства тревожные попытки преумноженного контроля деятельности. Составив план, стоит отслеживать лишь результаты и соблюдение дедлайнов. Просите работников составлять наглядные отчёты о выполненных задачах.
Сделайте так, чтобы удалёнка не ассоциировалась со свободным «посещением» работы – часы присутствия должны быть едины для организации. Все сотрудники должны быть на связи в определённое вами время.
Также стоит обдумать возможную необходимость документального оформления режима дистанционки. Ознакомьтесь с требованиями ТК РФ «Дистанционная работа».

Нюансы «бытовухи»

Налицо тот факт, что большинство людей столкнётся с бытовыми трудностями в процессе работы из дома: родственники, дети, желание передохнуть и отвлечься от монитора, холодильники диван не дают покоя – все эти факторы неотъемлемы, и все их нужно проработать. Начальник должен обсудить предполагаемые препятствия с коллегами и зафиксировать тайм-гейты, удовлетворяющие каждого. Так, например, на отдых можно выделять 5 минут каждого часа или 10 минут каждых двух. Двадцати или тридцатиминутный перерыв на ланч так же сформирует благоприятную атмосферу онлайн-коллектива.

В личную ответственность каждого сотрудника входит разъяснение своим домашним того, что работа из дома – та же история, что и работа в офисе, и их ни в коем случае нельзя отвлекать по бытовым вопросам. По возможности у работников должна быть обустроена личная зона, исключающая отвлекающие факторы.

Важно: убедитесь, что онлайн-мультфильмы не «сжирают» весь интернет-трафик. Ведь соблазн промокодов онлайн-кинотеатров Premier, Okko, ivi и других так велик.

Чеклист на усвоение. Удалёнка – это…

… не отпуск и даже не фриланс, это тот же поход на работу и правила её исполнения. Разница одна: идти теперь придётся от кровати до ноутбука.

… обязательная и самая разумная мера предосторожности в условиях пандемии коронавируса. Чем более ответственно будет отношение к ней каждого, тем скорее откроется возможность вернуть бизнесы в офлайн.

… самоизоляция не только от социальных контактов на улице, но и дома. Никто не должен вас отвлекать.

… отсутствие паники. Пускай пижамный дресс-код и любимая домашняя чашка чая лишь расположат вас к выполнению поставленных задач. Вместе с ноутбуком включайте голову и оставайтесь эффективны.