Часть 2. Осмотр офиса: как ничего не упустить

В одной их прошлых публикаций мы уже разобрались в том, как самостоятельно найти новый офис в аренду: подобрать помещения, соответствующие вашим требованиям, сравнить их и выбрать лучшие, не упуская важных нюансов. Сегодня разберемся с тем, как произвести осмотр выбранных помещений и на какие факторы нужно обращать внимание при оценке, после того как вы договорились с собственником о просмотре.

Осмотр офиса – задача не самая сложная, но все-таки имеет свои нюансы, о которых мы вам и расскажем в данной статье.

Разведайте окружение
Оценка перспектив существования в новом офисе начинается еще до того, как вы поднимитесь на нужный этаж и встретитесь с собственником.

Во-первых, обратите внимание на наличие собственной парковки в бизнес-центре и на возможность припарковаться около бизнес-центра на городских бесплатных и платных парковках. Поставьте себя на место ваших клиентов и партнёров: будет ли им удобно приезжать к вам в офис, найдут ли они свободное место для парковки в разгар рабочего дня. От этого также зависит эффективность взаимодействия с вашей целевой аудиторией. Например, в случае, если у клиента эвакуируют машину, пока он находиться на встрече с вами, частично негатив от данной ситуации отразится и на вашем сотрудничестве.

Чтобы этого избежать подобных случаев, перед просмотром оцените количество парковочных мест в целом: как быстро вы нашли свободное место и имеются ли они вообще. Актуальная ситуация, как правило, видна в промежутке между 11:00 и 16:00, поэтому постарайтесь назначить встречу именно на это время.

Заодно осмотрите окружение: есть ли магазины, кафе и рестораны, как в целом развита коммерческая инфраструктура.

Расскажите, пожалуйста…
Начала осмотра начинается со знакомства с менеджером офисного центра. Менеджеры бывают нескольких категорий: те, которые занимают проактивную позицию и пассивную.

В первом случае, он с интересом расскажет о всех особенностях офиса, проведет экскурсию и поможет сориентироваться по рассадке рабочих мест. Во втором варианте, вам придется задавать больше вопросов, чтобы узнать особенности и детали офиса, и понять, как разместить всех сотрудников компании в выбранном помещении.

Составьте заранее список вопросов, которые вы хотели бы задать менеджеру о помещении. И если он не коснется их в течение разговора, не стесняйтесь их задать.

Еще до встречи попросите прислать вам на электронную почту или принести в день встречи планы помещений (менеджеры очень часто не вспоминают об этом и не предлагают их). Это нужно для того, чтобы специалист в вашей компании или профессионал из профильной организации, который необходим в случае отсутствия такого у вас, составил план рассадки и расположения рабочих мест, определился с зонированием помещения. Зачастую недостаточно представить зонирование и рассадку мысленно, а нужно отразить на планах.

От грамотного зонирования офисного пространства во многом зависит рациональность использования арендуемых площадей. А это значит, что вы не будете платить за лишние квадраты и, конечно, правильно организуете бизнес-процессы компании.

Торгуются на базаре
Практика показывает, что на первой встрече не приято вести речь о финансовой составляющей. Это может быть воспринято собственником в негативном ключе и показать вашу некомпетентность. Дело в том, что все разговоры, которые приходят без фиксирований каких-либо цифр и условий, не будут иметь вес при составлении договора аренды.

При первом визите нужно только визуально оценить помещение, качество отделки и понять готовы ли вы сюда переезжать. Но обменявшись контактами, вы можете попросить выслать основные условия по арендной ставке: какие коммерческие условия, что она включает в себя. При более детальном обсуждении сделки можно договориться и на более лояльные условия по уровню ставки. В 90% случаев арендодатели идут на встречу арендаторам. Но для этого необходимо зарекомендовать себя надежным партнером, ведь собственник также оценивает вашу компанию и вас, как руководителя этой компании. Если он начнет сомневаться в вашей надежности, то может отказать не только в бонусах, но и в аренде.

Стоит понимать, что найти офис, соответствующий всем вашим требованиям, крайне сложно, поэтому не стоит отчаиваться, если первые осмотры не принесли результата. Продолжаем работу по уже отработанной схеме.

Если же вы уже выбрали офис, то переходим к следующему этапу – обсуждению договорных условий. В следующий статье мы расскажем на какие пункты стоит обращать внимание при подписании договора.