Часть 1. Как самостоятельно найти новый офис?

Мы уже рассказывали о возможных причинах для переезда в новый бизнес-центр. Сегодня Officemaps.ru поможет разобраться в вопросе, как самостоятельно арендовать офис?

Главное правило, которому надо придерживаться в ходе самостоятельной аренды офисов – выстроить логическую последовательность в своих действиях: поочередно переходить от простого к сложному.

Шаг первый: анализ специфики бизнеса

Итак, первоначально при поиске нового помещения важно понять, в каком районе вы хотели бы арендовать офис и как локация может упростить бизнес-процессы.

Проанализируйте специфику вашего бизнеса и определите, будут ли к вам приезжать партнеры и клиенты, необходимо ли регулярное взаимодействие с поставщиками, для компании важно иметь отдельный вход с улицы или подойдет помещения на верхних этажах бизнес-центра, может быть для ведения бизнеса нужны высокие потолки (например, в офисе необходимо разместить выставочные образцы продукции), а кроме того учесть еще несколько десятков нюансов, характерных именно для вашего бизнеса.

Столь плотный анализ вашего бизнеса позволит сохранить драгоценное время – вам не потребуется осматривать объекты, которые изначально не подходили под запрос. Определение профиля деятельность и детальный анализ максимально сузят круг поиска офиса.

Шаг второй: локация и доступность

Локация – это самый простой, но в то же время самый и сложные критерий отбора. От него зависит, где непосредственно будет размещаться офис, какие шаги нужно будет предпринять, чтобы зарегистрироваться в налоговых службах или перерегистрироваться в случае переезда. Например, если вы выберете себе место по принципу «да ладно, скоро перееду», и арендуете его всего лишь на полгода, то помните, что через 4-5 месяцев надо будет снова подавать документы в налоговую, а данная служба отрицательно относится к такой практике.

Кроме того, необходимо понимать, что локация бизнес-центра – один из основных факторов, который влияет на арендную ставку. Чем больше бюджет компании на аренды, тем лучше будет транспортная доступность. Низкие ставки аренды, как правило, установлены в объектах, удаленных от станций метро, магистралей и дорог.

Шаг третий: мониторинг помещений

После того как вы создали список требований к помещению, предъявляемых вашей компанией на основании специфики вашего бизнеса, можно начинать поиск помещения.

Можно до бесконечно обзванивать все бизнес-центры города, но лучше обратиться к специализированным порталам с актуальным списком предложений, система фильтрации которых и сервис по сравнению объектов позволят быстро найти искомое помещение.

Часто система фильтрации включает в себя такие параметры как район, метро, класс объекта, площадь арендуемого помещения, ставка аренды. Поэтому априори система должна предлагать вам релевантные вопросы. Технические характеристики (высота потолков, наличие ремонта, состояние коммуникаций и др.) традиционно написаны в описании объектов.

Шаг четвертый: звонок

После того как мы познакомились с карточкой объекта, можно либо оставить заявку на искомое помещение на онлайн-сервисе и ждать ответа от собственника, либо сделать первый звонок самостоятельно.

При первом варианте нужно сформировать запрос, в котором желательно указать все необходимые требования к помещению. Изучив их собственник вам перезвонит и сделает актуальное предложение.

При втором варианте, когда вы намерены самостоятельно сделать первый звонок, необходимо узнать у собственника свободно ли помещение нужного размера и уточнить имеющиеся параметры, которые вы хотели бы видеть в своем офисе: планировка (коридорно-кабинетная, open-space или смешанная), наличие отдельного входа, различные технические характеристики.

Если вам ответили, что интересующие место уже арендуют – не спешите вешать трубку, узнаете есть ли вероятность, что в ближайшие 2-3 месяца появятся свободные площади. Такая возможность всегда может быть, а оставить свой телефон в «листе ожидания» ничего не стоит.

Полезный совет: сохраняйте все данные, которые вы получили в ходе телефонных разговоров с собственниками – это даст возможность сохранить в памяти информацию о всех вариантах и вернуться к лучшему из них.

Во второй части статьи «Как самостоятельно снять офис» мы расскажем вам о том, как производить просмотр помещений и на какие факторы нужно обращать внимание при оценке.