Нужен ли сотрудникам тайм-трекер? Какими бывают системы учета рабочего времени (УРВ) и какому бизнесу подойдут?

Данил Бобров старший инженер LUIS+

Фото Freepik

По данным Nikoliers, в 2024 году в офисном сегменте введено 567 тысяч квадратных метров, что вдвое превышает показатели предыдущего года. Одна из главных задач, которая встает перед любым предпринимателем, — как наладить и структурировать работу сотрудников. О том, какие системы учета рабочего времени для этого используют и как оптимизировать работу в офисе — рассказал старший инженер LUIS+ Данил Бобров.

Функция учета рабочего времени (УРВ) отслеживает время, проведенное сотрудником на работе, или его отсутствия по причине отпуска, болезни, командировок и др. УРВ используют в системах контроля и управления доступом с помощью турникета, двери или там, где установлены считыватели. Например, турникеты устанавливают на проходных бизнес-центров, производств, складов.

Система также настраивается для работы в паре, например турникет и дверь, если на территории несколько корпусов или большая территория. Сначала фиксируют время входа на территорию, затем — начало работы. Настройки регулируются под конкретные задачи.

Способы реализации учета рабочего времени

Вход, на котором устанавливают систему УРВ, оборудуют двумя считывателями, преграждающим устройством и датчиком открытия. Чтобы фиксировать время, используются:

Карты доступа. Сотруднику выдается карта, которую нужно прикладывать при каждом входе или выходе. Система фиксирует ФИО, дату и время первого прихода на работу, а также все выходы и входы в течение рабочего дня.

Использование карт доступа повышает продуктивность сотрудников. Однако карту человек может легко передать, или, например, может зайти в офис вместе с коллегой, а значит — при расчете возможна погрешность.

Биометрия. Для идентификации используют отдельные биометрические терминалы. Устройства используют автономно или вместе с системой контроля и управления доступом (СКУД), если предусмотрена интеграция. Идентификатором человека может быть лицо, отпечаток пальца, ладонь и другие.

Биометрические терминалы могут настраиваться с помощью программного обеспечения, что упрощает управление терминалом. В основном такие терминалы используют на предприятиях с повышенным уровнем опасности.

Чтобы добавить нового сотрудника, нужно следовать инструкции на терминале доступа. Важно учитывать, что для успешного сканирования нужно хорошее освещение, иначе могут возникнуть ошибки при распознавании. После добавления данных в систему терминал начнет вести учет рабочего времени.

В конце календарного месяца есть возможность сформировать отчет, где автоматически рассчитывается, сколько часов отработал каждый сотрудник и сколько отсутствовал на рабочем месте.

Стоит учитывать, что с 1 июня 2023 года в силу вступили изменения ФЗ от 29.12.2022 №572-ФЗ «Об осуществлении идентификации и (или) аутентификации физических лиц с использованием биометрических персональных данных»:

Обязательна передача данных в Единую биометрическую систему (ЕБС);
Запрет на обработку биометрических данных вне ЕБС;
Собирать биометрические данные имеют право только те компании, которые прошли соответствующую аккредитацию. У таких организаций не должно быть более 49% доли иностранного капитала. Также они обязаны доказать, что владеют собственным капиталом, превышающим 500 000 000 рублей.

Программы мониторинга. Данные системы отслеживают действия сотрудников за рабочими компьютерами, фиксируют время прихода на работу, перерывы и завершение рабочего дня.

Программы помогают контролировать активность сотрудников, которые работают удаленно или в офисе в течение рабочего дня. Для этого используют программы: Kickidler, Bitcop, Staffcop и др.

Системы анализируют производительность и повышают продуктивность. Однако систему сложно внедрить, и она не подходит компаниям, где часть задач выполняется без компьютера.

Внедрение систем и терминалов учета рабочего времени оптимизируют процессы расчетов, а также минимизируют риски несанкционированного доступа.