Нужен ли сотрудникам тайм-трекер? Какими бывают системы учета рабочего времени (УРВ) и какому бизнесу подойдут?

Фото Freepik

По данным Nikoliers, в 2024 году в офисном сегменте введено 567 тысяч квадратных метров, что вдвое превышает показатели предыдущего года. Одна из главных задач, которая встает перед любым предпринимателем, — как наладить и структурировать работу сотрудников. О том, какие системы учета рабочего времени для этого используют и как оптимизировать работу в офисе — рассказал старший инженер LUIS+ Данил Бобров. 

Функция учета рабочего времени (УРВ) отслеживает время, проведенное сотрудником на работе, или его отсутствия по причине отпуска, болезни, командировок и др. УРВ используют в системах контроля и управления доступом с помощью турникета, двери или там, где установлены считыватели. Например, турникеты устанавливают на проходных бизнес-центров, производств, складов. 

Система также настраивается для работы в паре, например турникет и дверь, если на территории несколько корпусов или большая территория. Сначала фиксируют время входа на территорию, затем — начало работы. Настройки регулируются под конкретные задачи.

Способы реализации учета рабочего времени 

Вход, на котором устанавливают систему УРВ, оборудуют двумя считывателями, преграждающим устройством и датчиком открытия. Чтобы фиксировать время, используются: 

Карты доступа. Сотруднику выдается карта, которую нужно прикладывать при каждом входе или выходе. Система фиксирует ФИО, дату и время первого прихода на работу, а также все выходы и входы в течение рабочего дня.

Использование карт доступа повышает продуктивность сотрудников. Однако карту человек может легко передать, или, например, может зайти в офис вместе с коллегой, а значит — при расчете возможна погрешность. 

Биометрия. Для идентификации используют отдельные биометрические терминалы. Устройства используют автономно или вместе с системой контроля и управления доступом (СКУД), если предусмотрена интеграция. Идентификатором человека может быть лицо, отпечаток пальца, ладонь и другие. 

Биометрические терминалы могут настраиваться с помощью программного обеспечения, что упрощает управление терминалом. В основном такие терминалы используют на предприятиях с повышенным уровнем опасности.

Чтобы добавить нового сотрудника, нужно следовать инструкции на терминале доступа. Важно учитывать, что для успешного сканирования нужно хорошее освещение, иначе могут возникнуть ошибки при распознавании. После добавления данных в систему терминал начнет вести учет рабочего времени.

В конце календарного месяца есть возможность сформировать отчет, где автоматически рассчитывается, сколько часов отработал каждый сотрудник и сколько отсутствовал на рабочем месте.

Стоит учитывать, что с 1 июня 2023 года в силу вступили изменения ФЗ от 29.12.2022 №572-ФЗ «Об осуществлении идентификации и (или) аутентификации физических лиц с использованием биометрических персональных данных»:

• Обязательна передача данных в Единую биометрическую систему (ЕБС);
• Запрет на обработку биометрических данных вне ЕБС;
• Собирать биометрические данные имеют право только те компании, которые прошли соответствующую аккредитацию. У таких организаций не должно быть более 49% доли иностранного капитала. Также они обязаны доказать, что владеют собственным капиталом, превышающим 500 000 000 рублей.

Программы мониторинга. Данные системы отслеживают действия сотрудников за рабочими компьютерами, фиксируют время прихода на работу, перерывы и завершение рабочего дня. 

Программы помогают контролировать активность сотрудников, которые работают удаленно или в офисе в течение рабочего дня. Для этого используют программы: Kickidler, Bitcop, Staffcop и др.

Системы анализируют производительность и повышают продуктивность. Однако систему сложно внедрить, и она не подходит компаниям, где часть задач выполняется без компьютера. 

Внедрение систем и терминалов учета рабочего времени оптимизируют процессы расчетов, а также минимизируют риски несанкционированного доступа.

 

Читайте также

• Стартовал прием заявок на Best Office Awards 2026 — главную премию в области архитектуры и дизайна рабочих и общественных пространств 13 ноября 2025 Объявлен старт приема заявок на международную премию Best Office Awards 2026. Участники представят проекты в 19 номинациях — от офисов и бизнес-центров до образовательных, медицинских и общественных пространств. Победителей определит авторитетное жюри из более чем 30 топ-экспертов индустрии. 
• Использование видео в коммуникациях с сотрудниками: офлайн и онлайн 19 августа 2025 Использование видео во внутренних коммуникациях повышает уровень вовлечённости сотрудников, их продуктивность и лояльность компании. В этой статье мы рассмотрим не только кейсы стандартных онлайн-роликов, но и интеграции видео в офисные пространства и гибридные форматы. Причина, почему видео стали основой корпоративных коммуникаций, проста: люди удерживают в памяти до 95% сообщения при просмотре видео и 10% — из текста. 59% руководителей признаются, что предпочитают смотреть видео вместо чтения. В этой статье Александр Павлычев — сооснователь видеохостинга Kinescope — расскажет, как использовать видео для вовлечения сотрудников — онлайн и в офисных пространствах, а также как измерять эффективность таких коммуникаций.
• Диспенсеры vs кулеры: что учитывать при выборе очистки воды для офиса? 05 августа 2025 Обеспечение сотрудников чистой питьевой водой — важная задача для работодателей. Согласно статье 216.3 Трудового кодекса РФ «Обеспечение права работников на санитарно-бытовое обслуживание» работодатели должны создавать комфортные условия для здоровья и эффективной работы.  Чистую питьевую воду в офисе можно получить при помощи установки диспенсеров, кулеров, фильтров умягчителей и фильтров-кувшинов. Наиболее популярным решением, удобным и практичным считаются диспенсеры и кулеры. Системы отличаются высокой производительностью, имеют встроенные функции подогрева и охлаждения воды. Также с их помощью можно быстро приготовить кофе, чай и получить прохладную воду.