Календарь топ-менеджера: как планировать рабочее время эффективно

Фото Freepik

Топ-менеджер — человек, каждый рабочий день которого наполнен многочисленными задачами и встречами. Чтобы не быть в конце дня похожим на выжатый лимон и не потерять важные задачи, нужно уметь управлять приоритетами и грамотно выстраивать рабочий календарь. 

Одним из способов оптимизации рабочих процессов является использование двух типов календаря: менеджерского и исполнительского. Максим Малышев, генеральный директор digital-агентства Notamedia, расскажет о своем подходе к планированию времени для обеспечения максимальной продуктивности и фокусировки на ключевых задачах. 

Менеджерский и исполнительский календари: в чем разница 

Важно разграничивать менеджерский и исполнительский календарь. Разница между ними, в первую очередь, в распределении ролей.

Менеджерский календарь предназначен для встреч, совещаний и планерок, где участвует несколько человек. Это время, когда необходимо общение и координация между различными членами команды. Важно помнить, что такие встречи не должны заполнять весь день, иначе вы быстро почувствуете себя выжатым и неспособным сосредоточиться на других задачах. 

Исполнительский календарь, напротив, включает временные слоты, предназначенные для концентрированной работы. Это время, когда вы можете полностью сосредоточиться на выполнении задач, требующих высокого уровня внимания и концентрации. 

Какие задачи стоит ставить в исполнительский календарь 

Для директора или руководителя исполнительские задачи могут включать разработку стратегий, формирование долгосрочных планов, изучение важных материалов, статей и лекций, а также проработку предложений для ключевых клиентов. То есть все, что важно стратегически и тактически. Эти задачи требуют не только внимания, но и глубокой аналитической работы, которую невозможно делегировать другим сотрудникам. 

Обычно топ-менеджеры не резервируют время в своем календаре под такие задачи; в календарь ставятся планерки и совещания, но не бронируется время под исполнительскую работу. Это неправильно. Во-первых, у вас размывается график рабочего дня: то, какими задачами вы будете заниматься в течение дня, держится либо в голове, либо в таск-трекере без указания конкретных временных слотов на выполнение. Во-вторых, это может привести к тому, что в свободное время вам могут поставить другие встречи члены вашей команды, и рабочий день превратится в одну большую планерку. 

Поэтому обязательно бронируйте в своем календаре время под такие задачи, оптимально — слоты от получаса до 60 минут. После часа такой работы обязательно делайте перерыв, потому что мозгу нужно успеть переключиться между задачами. Внимательно посмотрите на свой календарь в течение рабочей недели: важно, чтобы в течение этих пяти рабочих дней было как минимум несколько слотов для исполнительских задач. 

Две основные методики разграничения задач 

Существует множество методик для эффективного разграничения задач в течение рабочего дня: правило трех задач, способ 10 минут, правило 1–3–5, поедание «лягушки», матрица Эйзенхауэра и многие другие. Рассмотрю те, которые применяю лично для организации рабочего календаря: 

• Разделение дня на две половины. Утро можно посвятить встречам и совещаниям; вторая половина дня подходит для мозгового штурма и работы над важными проектами. Выбор времени зависит от личной продуктивности каждого сотрудника: кто-то более продуктивен утром, кто-то – после обеда. Отследите фазы вашей наибольшей работоспособности и корректируйте рабочий календарь исходя из этих периодов. 
• Выделение целого дня для выполнения конкретных задач. В этом случае один день недели может быть полностью посвящен исполнительским задачам, остальные дни — для встреч и координации с командой. Это помогает глубже погружаться в работу и избегать частых переключений между разными видами деятельности. 

Управление приоритетами и соблюдение пауз 

Важно оставлять промежутки между встречами и задачами. Это позволяет подготовиться к следующей встрече и избежать ощущения выжатого лимона к концу дня. Например, если после марафона встреч стоит важное совещание по бюджету и стратегическим договоренностям, отсутствие пауз может негативно сказаться на его качестве. 

Рекомендуется также выделять 30 минут на приёмы пищи и физическую активность, и сохранять это время в календаре, даже если приходится делать небольшие изменения в графике. Одним из полезных лайфхаков является короткий сон в течение дня, если удаленный формат работы вам это позволяет или же в вашем офисе есть комнаты отдыха или капсулы для сна. 15-минутный сон может значительно перезарядить и восстановить силы. 

А еще ранее метод короткого (интервального) сна опробовал на себе Сальвадор Дали. Художник спал всего 6 часов в день, но дробил это время на интервалы: 4 часа ночью и 6 раз по 20 минут в течение дня. Это помогало ему придумывать необычные сюжеты для своих картин. Сон часто недооценивают, но он играет важную роль в улучшении общей продуктивности и здоровья. 

Адаптация и гибкость в планировании 

Планирование на неделю вперед может быть сложным из-за динамичного характера современной работы. Однако полезной практикой будет составление предварительного «каркаса» рабочей недели в воскресенье или в понедельник утром. Этот «каркас» должен быть гибким и легко корректируемым, так как его главная цель — быть удобным рабочим инструментом, а не священной скрижалью, которую нельзя менять.

Иногда встречи сдвигаются, но нужно уметь подстраиваться и адаптироваться под меняющийся график. С учетом этой динамичности важно держать паузы и выкраивать время на свои задачи. 

Также стоит оставлять время для пауз и личных задач, несмотря на изменяющиеся обстоятельства. Без четкого календаря и визуального подтверждения слотов сложно достичь необходимого уровня организации и продуктивности. 

В заключение, эффективное планирование рабочего времени требует не только использования календарей, но и умения управлять приоритетами, оставлять время для отдыха и адаптироваться к изменениям. Следование этим рекомендациям поможет каждому сотруднику достигать высоких результатов и сохранять баланс между работой и личной жизнью.

Читайте также

• Возрастной кандидат: решение проблемы кадрового дефицита в условиях трансформации рынка 24 октября 2024 Кадровый дефицит в России усилился на фоне крупных изменений в экономике. С уходом западных компаний и усилением политики импортозамещения многие сектора экономики столкнулись с необходимостью быстрой перестройки своих стратегий. В условиях рынка кандидата, где спрос на квалифицированные кадры превышает предложение, становится очевидным, что возрастные ограничения при найме препятствуют эффективному закрытию потребностей компании в талантах.
• Бонусы для сотрудников: индивидуальные VS коллективные 21 октября 2024 Система поощрения сотрудников играет ключевую роль в управлении персоналом любой компании. Премирование может существенно повысить мотивацию сотрудников, их вовлеченность и эффективность работы, что, в свою очередь, приводит к улучшению результатов бизнеса. Выбор подходящей системы премирования — задача не из легких. Основные варианты — это поощрение за коллективные результаты и индивидуальные достижения. Каждая из систем имеет свои особенности, достоинства и недостатки, которые важно учитывать при принятии решения.
• Как построить успешный бизнес в сфере рекрутинга: личный опыт и рекомендации 14 октября 2024 Рекрутинг — это гораздо больше, чем просто подбор сотрудников. Это тонкая работа с амбициями, эмоциями и профессиональными качествами людей. Иногда приходится сталкиваться с внезапными увольнениями или "идеальными" кандидатами, которые не вписываются в культуру компании. Основатель кадрового агентства «Личный рекрутер» рассказывает о том, какие ошибки совершали в начале пути, как справлялись с вызовами и какие решения помогли "Личному рекрутеру" расти. А также делится практическими советами для тех, кто хочет построить успешный бизнес в сфере подбора персонала.