Календарь топ-менеджера: как планировать рабочее время эффективно

Фото Freepik

Топ-менеджер — человек, каждый рабочий день которого наполнен многочисленными задачами и встречами. Чтобы не быть в конце дня похожим на выжатый лимон и не потерять важные задачи, нужно уметь управлять приоритетами и грамотно выстраивать рабочий календарь. 

Одним из способов оптимизации рабочих процессов является использование двух типов календаря: менеджерского и исполнительского. Максим Малышев, генеральный директор digital-агентства Notamedia, расскажет о своем подходе к планированию времени для обеспечения максимальной продуктивности и фокусировки на ключевых задачах. 

Менеджерский и исполнительский календари: в чем разница 

Важно разграничивать менеджерский и исполнительский календарь. Разница между ними, в первую очередь, в распределении ролей.

Менеджерский календарь предназначен для встреч, совещаний и планерок, где участвует несколько человек. Это время, когда необходимо общение и координация между различными членами команды. Важно помнить, что такие встречи не должны заполнять весь день, иначе вы быстро почувствуете себя выжатым и неспособным сосредоточиться на других задачах. 

Исполнительский календарь, напротив, включает временные слоты, предназначенные для концентрированной работы. Это время, когда вы можете полностью сосредоточиться на выполнении задач, требующих высокого уровня внимания и концентрации. 

Какие задачи стоит ставить в исполнительский календарь 

Для директора или руководителя исполнительские задачи могут включать разработку стратегий, формирование долгосрочных планов, изучение важных материалов, статей и лекций, а также проработку предложений для ключевых клиентов. То есть все, что важно стратегически и тактически. Эти задачи требуют не только внимания, но и глубокой аналитической работы, которую невозможно делегировать другим сотрудникам. 

Обычно топ-менеджеры не резервируют время в своем календаре под такие задачи; в календарь ставятся планерки и совещания, но не бронируется время под исполнительскую работу. Это неправильно. Во-первых, у вас размывается график рабочего дня: то, какими задачами вы будете заниматься в течение дня, держится либо в голове, либо в таск-трекере без указания конкретных временных слотов на выполнение. Во-вторых, это может привести к тому, что в свободное время вам могут поставить другие встречи члены вашей команды, и рабочий день превратится в одну большую планерку. 

Поэтому обязательно бронируйте в своем календаре время под такие задачи, оптимально — слоты от получаса до 60 минут. После часа такой работы обязательно делайте перерыв, потому что мозгу нужно успеть переключиться между задачами. Внимательно посмотрите на свой календарь в течение рабочей недели: важно, чтобы в течение этих пяти рабочих дней было как минимум несколько слотов для исполнительских задач. 

Две основные методики разграничения задач 

Существует множество методик для эффективного разграничения задач в течение рабочего дня: правило трех задач, способ 10 минут, правило 1–3–5, поедание «лягушки», матрица Эйзенхауэра и многие другие. Рассмотрю те, которые применяю лично для организации рабочего календаря: 

• Разделение дня на две половины. Утро можно посвятить встречам и совещаниям; вторая половина дня подходит для мозгового штурма и работы над важными проектами. Выбор времени зависит от личной продуктивности каждого сотрудника: кто-то более продуктивен утром, кто-то – после обеда. Отследите фазы вашей наибольшей работоспособности и корректируйте рабочий календарь исходя из этих периодов. 
• Выделение целого дня для выполнения конкретных задач. В этом случае один день недели может быть полностью посвящен исполнительским задачам, остальные дни — для встреч и координации с командой. Это помогает глубже погружаться в работу и избегать частых переключений между разными видами деятельности. 

Управление приоритетами и соблюдение пауз 

Важно оставлять промежутки между встречами и задачами. Это позволяет подготовиться к следующей встрече и избежать ощущения выжатого лимона к концу дня. Например, если после марафона встреч стоит важное совещание по бюджету и стратегическим договоренностям, отсутствие пауз может негативно сказаться на его качестве. 

Рекомендуется также выделять 30 минут на приёмы пищи и физическую активность, и сохранять это время в календаре, даже если приходится делать небольшие изменения в графике. Одним из полезных лайфхаков является короткий сон в течение дня, если удаленный формат работы вам это позволяет или же в вашем офисе есть комнаты отдыха или капсулы для сна. 15-минутный сон может значительно перезарядить и восстановить силы. 

А еще ранее метод короткого (интервального) сна опробовал на себе Сальвадор Дали. Художник спал всего 6 часов в день, но дробил это время на интервалы: 4 часа ночью и 6 раз по 20 минут в течение дня. Это помогало ему придумывать необычные сюжеты для своих картин. Сон часто недооценивают, но он играет важную роль в улучшении общей продуктивности и здоровья. 

Адаптация и гибкость в планировании 

Планирование на неделю вперед может быть сложным из-за динамичного характера современной работы. Однако полезной практикой будет составление предварительного «каркаса» рабочей недели в воскресенье или в понедельник утром. Этот «каркас» должен быть гибким и легко корректируемым, так как его главная цель — быть удобным рабочим инструментом, а не священной скрижалью, которую нельзя менять.

Иногда встречи сдвигаются, но нужно уметь подстраиваться и адаптироваться под меняющийся график. С учетом этой динамичности важно держать паузы и выкраивать время на свои задачи. 

Также стоит оставлять время для пауз и личных задач, несмотря на изменяющиеся обстоятельства. Без четкого календаря и визуального подтверждения слотов сложно достичь необходимого уровня организации и продуктивности. 

В заключение, эффективное планирование рабочего времени требует не только использования календарей, но и умения управлять приоритетами, оставлять время для отдыха и адаптироваться к изменениям. Следование этим рекомендациям поможет каждому сотруднику достигать высоких результатов и сохранять баланс между работой и личной жизнью.

Читайте также

• Трудоголизм: вреден ли бизнесу и работникам 12 сентября 2024 Проблематику трудоголизма часто освещают как нечто негативное, осуждаемое.  Между тем, многое зависит от того, что именно мы понимаем под этим достаточно жёстким термином. Если мы говорим про сотрудников, которые максимально вовлечены и любят свою работу, то конечно, они отличаются от тех, кто приходит выполнять свой функционал строго по часам. Только первым легко и интересно идти на работу, а вторым – тяжело даже при всех попытках соблюдать тайминги.
• 4 признака эффективной команды 04 сентября 2024 Создание и управление эффективной командой - конкурентное преимущество в современном быстро меняющемся мире. Согласно отчету консалтинговой компании Deloitte, 71% профессионалов утверждает, что фокусирование на командах для развития культуры, гибкости и разнообразия является жизненно важным для успеха организации. Но что нужно вашей команде, чтобы добиться успеха? В статье приводится обзор характеристик эффективной команды и способов ее создания для достижения бизнес-целей и задач.
• Как отказать кандидату и не попасть под суд 22 августа 2024 Как отказать кандидату, который не подходит по одному или нескольким требованиям вакансии, так, чтобы не нарушить закон Что можно и что нельзя писать или говорить на собеседовании в отказах соискателям разъясняет Олег Матюнин, управляющий партнер адвокатского бюро г. Москвы "Матюнины и партнеры", председатель комиссии Гильдии российских адвокатов по защите и безопасности бизнеса.