Кейс SOK: Какие инструменты позволяют сделать стратегическую сессию эффективной для компании?

Гениальные идеи рождаются в творческой обстановке, но творчество — зачастую процесс сумбурный, излишне эмоциональный, а бизнес-цели требуют рационального подхода, систематизации, чёткого планирования и  следования задуманному. 

Стратегическая сессия — это мостик между первым и вторым, короткий путь от блестящих бизнес-находок и эмоций к плановому развитию компании и конкретным шагам. О том, какие инструменты позволяют сделать стратсессию эффективной, почему именно они ведут к наилучшему результату, а также что собственно такое стратсессия — в этом материале. 

Стратегическая сессия, зачем и когда она нужна

Стратегическая сессия — это корпоративное мероприятие, встреча заинтересованных руководителей разного звена для того, чтобы определить дальнейший вектор развития, решить конкретные проблемы, а также сплотить, сонастроить команду.

Причины для проведения стратсессий могут быть разными: перемены на глобальных рынках, локальные изменения, корпоративные преобразования, рассинхрон команды по целям. Нередко новая задача может формулироваться прямо во время мероприятия.

Сверять свои бизнес-часы — важный этап работы, так как часто в суете текущих задач сложно сформировать глобальные цели, выстроить эффективный алгоритм по их достижению.

С другой стороны, большая цель должна быть разбита на более мелкие, а это тоже невозможно сделать в формате оперативки и без участия всех заинтересованных руководителей. Стратсессия решает эти проблемы, помогает грамотно и последовательно двигаться к успеху.

В результате сессии участники встречи должны найти ответ на вопрос, как жить дальше, чтобы выйти на новый этап развития и корпоративного общения. Чётко, по пунктам, с указанием желаемых сроков и сферами ответственности. 

Чем стратегическая сессия качественно отличается от тимбилдинга

Тимбилдинг — мероприятие, в большей степени направленное на сплочение команды, работу с эмоциональной сферой участников, построение коммуникации и взаимопонимания. Тогда как задача стратсессии — это в конечном счёте формирование некого предельно чёткого, обязательного алгоритма по достижению актуальных целей компании.

Часто тимбилдинг носит более неформальный характер. Будет уместно следующее сравнение: тимбилдинг преимущественно направлен на прокачивание софт скилс сотрудников, а стратсессия в гораздо большей мере формирует хард скилы. С позволения сказать, тимбилдинг — это один из пунктов стратсессии «на минималках». Таким образом, становится понятно, что тимбилдинг и стратсессия не заменяют друг друга, но имеют точки соприкосновения.

Как у нас?

В этом году прошла стратегическая сессия, лейтмотивом которой было объединение команд SOK и PlaySchool в одну административную единицу. Речь идёт о двух очень разных структурах с общим собственником и управленцем: сети смарт-офисов и сети частных школ. Стратсессия была в первую очередь необходима для актуализации целей и задач.

Одной из весомых причин проведения сессии стали радикальные изменения в социально-экономической среде за последнее время и снижение спроса на услуги обоих подразделений. Необходимо было принять ряд решений, которые позволили бы компании не только остаться на плаву, но и продолжить развиваться.

Из-за турбулентности обстановки в стране мы сократили горизонт стратегического планирования с пяти до трёх лет. 

Так или иначе, стратсессия — это всегда вызов как для собственника, руководителя, так и для каждого её участника. Чем крепче связка, в которой работает команда, чем больше между участниками доверия, тем быстрее и интереснее процесс поиска решений. Для максимальной эффективности необходимо использовать определённые инструменты, тщательно продумать все аспекты. 

Инструмент № 1: грамотное решение организационных вопросов

На этом этапе необходимо справиться со многими задачами. Например, решить в каком формате будет организовано мероприятие. Стратсессия может проходить как офлайн, так и онлайн, если этого требуют обстоятельства. Первый вариант всё-таки предпочтительнее — как бы банально это ни звучало, но ничто не заменит человеческого общения.

Если стратсессия проходит удалённо, нужно проработать все технические вопросы, такие как стабильный интернет, качество видео и звука и т.д.

Необходимо определиться, сколько человек будет участвовать, кто они, выбрать площадку, время, спланировать другие бытовые моменты.

Обычно в стратсессии участвуют: учредитель, коммерческий, финансовый, HR-, гендиректор, руководители отделов и подразделений, продакт- и проджект-менеджеры, ведущие эксперты компании.

Как у нас?

Мы не хотели, чтобы стратсессия SOK и PlaySchool была слишком расслабленной и воспринималась как корпоратив, поэтому организовали её на буднях в загородном клубе. Длительность мероприятия — 2 дня.

Встреча проходила в загородном комплексе, вдали от привычных декораций. В обсуждении принимали участие 25 человек - представители обеих компаний.

В принятие ключевых решений были вовлечены руководители всех направлений. В сессии участвовали руководители продакт-отдела, отделов продаж, разработки и тестирования, технической поддержки, маркетинга и HR.

Особого внимания требует выбор фасилитатора. Это основной ведущий и координатор сессии. Он собирает информации о целях встречи, прорабатывает сценарий, подбирает релевантные инструменты и механики работы, фиксирует результаты и идеи, организовывает дискуссию, создаёт максимально благоприятную среду для достижения целей стратегической сессии.

Фасилитатор может быть как приглашённым, так и являться сотрудником компании. Главное, чтобы он был компетентным в обсуждаемых вопросах, имел представление о структуре компании, обладал способностью грамотно, не оттягивая на себя излишнего внимания, направить участников в нужное русло во время дискуссии, слышать каждого в отдельности.

Как у нас?

Проводившая встречу SOK Лиза Головина подчёркивает, что её задачи как фасилитатора буквально следуют из перевода французского слова facile (облегчать) — создание лёгкой атмосферы встречи, в которой может раскрыться потенциал каждого участника. В такой среде возможности группы становятся по-настоящему безграничными.

Инструмент № 2: предсессионная работа, аналитика, сбор информации

Этот этап суперважен и требует в некоторых случаях в 3-4 раза больше усилий, чем сама стратсессия. Исходя из целей и задач, собираются материалы, которые включают в себя анализ текущей ситуации на рынке, политической и международной обстановки, конкурентов, трендов, проблем фирмы. Можно собирать данные внутри компании по отделам и/или привлекать сторонних консультантов к аналитике.

Как у нас?

По наблюдениям Лизы Головиной 80% успеха любого мероприятия заключается в сборе информации об ожиданиях заказчика. Какие задачи хочет решить компания и сам собственник с использованием этого инструмента, какой именно сегмент бизнеса нуждается в актуализации, что сейчас не так.

Как уже было сказано, одной из причин стратсессии в нашем случае стали изменения последнего времени в социуме и политике, которые напрямую коснулись клиентов и сотрудников.

Многие резиденты смарт-офисов вынуждены были уехать из России. Соответственно, несколько изменился спрос. Эксперты констатировали замедление гуманитарных процессов, рынок частного образования тоже стагнировал. Чтобы правильно оценить риски для бизнеса и решить, как оптимизировать процессы, потребовалась глубокая аналитика. Это пример того, какие сведения приходится собирать перед организацией стратегической сессии.

Инструмент № 3: формирование конкретных механик и последовательности работы

Составление дорожной карты стратегической сессии — это тоже очень важный этап. От него зависит, насколько эффективно будет проведена сессия. В противном случае получится душевный, но нерезультативный разговор, встреча по интересам. Задача стратсессии — это всё-таки выработка дальнейшего плана действий, ограниченного дедлайнами, чёткий результат.

Любая большая задача разбивается на маленькие, для решения каждой из них подобран, в свою очередь, инструментарий и механики, должны быть установлены сроки, определены группы для решения конкретных вопросов.

Если говорить в целом, то обычно стратсессия включает следующие основные шаги (этапы).

1. Участники знакомятся друг с другом.
2. Оглашаются цели, задачи, основные ценности компании на текущий момент, обозначаются проблемы. Здесь, как правило, пригождается вся информация, которую собирали заранее.
3. Возможен коллективный мозговой штурм для того, чтобы наметить основные направления работы, совместно определить, кто и как будет решать данные задачи.
4. Эти этапы проводят одновременно со всеми участниками сессии, далее сотрудники могут делиться на группы, которым поручаются найти решения для конкретных поставленных задач и устанавливается определённый временной ценз для их решения. Соответственно, после этого следует работа в группах и поиск решений. На выходе получаем уже более-менее оформленные алгоритмы действий.
5. Затем найденные решения презентуют, обсуждают и «докручивают». Участники сессии дают обратную связь. Здесь есть место для возражений, дискуссии и голосования.
6. В конце все найденные стратегии фиксируют, дорабатывают и распределяют по времени, составляют финальные протоколы.

Для решения конкретных задач могут использоваться разные приёмы и техники в зависимости от цели. Не будем сильно углубляться, просто назовём некоторые из них, это может быть: SWOT-анализ, мозговой штурм, построение диаграммы Исикавы, применение модели Д.Уитмона Smart/Pure/Clean.

В рамках планирования стратсессии нужно понять и определить, сколько времени будет отведено на каждый этап и шаг, каким именно способом будет организован процесс поиска решений, как будет участвовать в нём фасилитатор, в каком виде будет оформлена документация и материалы для стратсессии.

Что касается времени, то все процессы желательно делать короткими, потому что физически довольно сложно держать внимание более полутора часов — необходимы паузы. Важно соблюсти динамику, но дать достаточно времени для работы.

Удобно оформлять план стратсессии в Miro, MindMeister или любой другой аналогичной программе. Нужно также уделить внимание максимально качественной визуализации: графики, презентации, добротный дизайн.

Результаты стратсессии оформляют уже более серьёзно в зависимости от требований компании, как правило, в виде  графиков и таблиц, с системным, подробным описанием.

Однако, нет универсального сценария для проведения стратегической сессии. Приведённый алгоритм можно адаптировать под себя или доработать.

Инструмент №4: работа с эмоциональной составляющей, создание наиболее благоприятных условий для творчества, слаживание команды

За это отвечает фасилитатор и сами участники стратсессии. Задача первого — органично и грамотно вывести людей на контакт, а также вовремя и вдумчиво считывать неочевидные, слабые сигналы о важном, дать возможность высказаться каждому, предотвратить потенциальную агрессию. Очень хорошо собирать обратную связь от всех участников и замер настроения в начале и в конце сессии.

Люди не учатся, когда им плохо, когда они в стрессе, страхе. Люди учатся, когда им хорошо. Технология Edutainment — обучение в игре очень уместна на стратсессии. Ведь в состоянии игры человек в шесть раз быстрее усваивает информацию, чем в состоянии напряжения.

Игра позволяет задействовать все интеллекты человека: участники встречи разговаривают, слушают, смотрят, клеят стикеры, перемещаются в пространстве, они даже могут, например, сидеть на полу. Также можно использовать в качестве инструмента физическую активность, психологические игры, ассоциации, совместные кофе-брейки и даже карты Таро — всё зависит от уровня толерантности участников и организаторов.

Переход из состояния активной включённости в состояние позитивной отключённости восстанавливает интеллектуальные ресурсы. Лёгкая атмосфера не только помогает раскрыться каждому члену команды, но и облегчает взаимодействие её участников.

Далеко не все топы догадываются о том, что сотрудники лучше всего справляются с теми обязанностями, которые берут на себя сами. Навязанное и спущенное сверху, особенно в приказном порядке «не заходит» почти никогда.

Однако, чтобы брать на себя какие-либо обязанности, человек должен чувствовать уверенность в себе. Ведь стереотип о том, что инициатива наказуема, имеет слишком долгую историю эмпирического подтверждения. Важно, чтобы каждый из участников слышал в свой адрес не критику и разгром проделанной работы, а слова благодарности за неё.

Как у нас?

Технология дала результат: если в первый день участники стратсессии группировались исключительно по своим командам, то на второй день мы наблюдали уже корпоративное смешение и кружки по интересам, причём люди из разных компаний хотели работать вместе над решением общих задач.

Программа второго дня встречи была выстроена так, чтобы люди сами находили ответы на поставленные вопросы и придумывали, что им делать. Мы поговорили о целях на ближайшие три года и попробовали определиться с барьерами, которые мешают их достижению. В итоге удалось найти девять общих проблем, которые требуют разрешения.

Участники встречи говорили о том, что видят и чувствуют сами, и оказались настолько мотивированы, что захотели взять на себя дополнительную нагрузку, чтобы устранить сдерживающие факторы. У кого-то возникли идеи, как улучшить коммуникацию между отделами, чтобы увеличить скорость принятия решений, кто-то захотел усовершенствовать практику подбора персонала и удержания сотрудников в компании, создав для них максимально комфортную психологическую среду.

Инструмент №5: постсопровождение, промежуточная фиксация итогов

Пожалуй, можно было бы отнести этот инструмент к одному из этапов стратсессии, но так как он очень важен и не очень очевиден, хотелось бы выделить его в отдельный пункт.

Корпоративные цели, даже если они носят стратегический характер, можно сформулировать довольно оперативно, однако, все идеи нуждаются в проверке временем. Внедрение перемен обязательно нужно отслеживать. Просто провозгласить их недостаточно. Для функционирования механизма необходимо создать своеобразную инфраструктуру.

Как у нас?

Полгода мы наблюдаем, насколько «придуманное на бумаге» вписывается в бизнес-реалии компании, далее следует ревизия с необходимыми коррективами или отказом от каких-то пунктов и лишь после этого, новшество может быть запущено. Только в этом случае мы считаем себя обладателями плана, который имеет смысл внедрять.

Деятельность рабочих групп, которые попытаются устранить сдерживающие развитие компаний рамки, также будет отслеживаться отчётами на регулярных встречах раз в несколько месяцев.

Каковы итоги стратегической сессии

1. Максимально подробная, точная стратегия, алгоритм развития на обозначенный период.
2. Каждый участник понимает свои задачи и вектор движения, команда синхронизируется.
3. Свежие идеи, возможность быстро перестроиться и скорректировать работу, если что-то пойдёт не по плану.
4. Новые межличностные связи, хорошие отношения между руководителями и подчинёнными, разными звеньями компании.

Как у нас?

Объединение ценностей поначалу представлялось попыткой смешать зелёное со сладким: что общего между школами и рабочими пространствами? Но как только заговорили участники команд, стало понятно, что дело небезнадёжно. Точкой отсчёта является клиентоориентированность сервисов. PlaySсhool и SOK стремятся дать своим клиентам схожие вещи.

Обе компании заинтересованы в системном развитии: хотят достигать лучших результатов, готовы оптимизировать процессы, делегировать полномочия, но при этом доверять и проверять, развивать команду. Целый комплекс сводных ценностей в итоге был посвящён жизни сообщества: для чего важно выявлять смыслы, проявлять людей, объединять их и вовлекать в различные мероприятия. Обе компании ценят возможность обеспечить комфорт для своих клиентов. Это и создание уютных пространств, и благоприятная атмосфера, которая достигается за счёт уровня сервиса и заботы о людях.

Формулируя цели, участники встречи разбирались ещё и в том, что помогает или мешает их достижению, какими рамками они ограничены. Именно так были найдены девять ключевых проблем, которые управленцы договорились решить, объединившись в группы и взяв на себя дополнительную нагрузку.

Итогом нашей стратсессии стала формулировка новых целей. Сделать это в таком масштабном мероприятии, как слияние двух больший организаций да ещё в непростое время — задача повышенной сложности сама по себе, но внедрить и проверить её жизнеспособность — это следующий уровень. Поэтому необходимо протестировать и при необходимости скорректировать цели, а уж потом двигаться дальше. На проверку уйдут следующие полгода.

Читайте также

• Факапы в жизни предпринимателя от основателя сети трапезных 26 апреля 2024 За 12 лет предпринимательской деятельности Дмитрий Борисов, основатель сети трапезной "Помним-Любим" столкнулся с рядом сложностей. Одна из наиболее значимых проблем - это небрежное оформление документов. 
• Почему соискатели скрывают желаемую зарплату в резюме 24 апреля 2024 Решение о том, указывать ли желаемую зарплату в резюме или нет, зависит от индивидуальных предпочтений и стратегии поиска работы. Каждый соискатель делает свой выбор с учетом личных целей и ожиданий от будущей должности. В статье делимся результатами опроса, проведенного сервисом hh.ru, о причинах решения указывать или не указывать зарплатные ожидания в резюме.
• Кейс Агророс Банк: как трансформация компании вывела региональный банк на новый уровень 22 апреля 2024 Специфика Агророс Банка заключается в том, что Банк является изначально региональным и что развитие шло из Саратова в другие регионы, включая Москву и Санкт-Петербург, а не наоборот. За 30 лет работы Агророс Банк пережил много сложных периодов. Но любые кризисы можно рассматривать с двух сторон: как провал или как возможность. Компания пошла по второму пути.