Когда офис не работает: что сотрудники меняют сами

Сотрудники довольно быстро находят слабые места офиса. Если слишком шумно – ищут свободную переговорную, если холодно – приносят обогреватель, если не хватает приватности – надевают наушники или переставляют мебель. Такие мелочи хорошо показывают, насколько пространство соответствует реальным рабочим сценариям.

Этой теме посвящен материал Gensler «What’s Working (and What’s Not) in Today’s Workplace», основанный на Global Workplace Survey 2026. В исследовании приняли участие более 16,4 тыс. сотрудников из 16 стран и 10 отраслей. По данным авторов, около двух третей офисных работников хотя бы каким-то образом меняют свое рабочее место, чтобы компенсировать недостатки пространства.

Хороший офис поддерживает разные форматы работы

В течение дня одному и тому же человеку могут понадобиться совершенно разные условия. Утром – тишина для работы с документами, днем – место для обсуждения проекта, позже – переговорная для звонка с клиентом.

Поэтому удобство офиса определяется не только количеством рабочих столов. Важно, насколько легко сотруднику перейти от одной задачи к другой и найти подходящее место.

В исследовании Gensler среди преимуществ комфортных офисов сотрудники отмечали тихие зоны, естественное освещение, удобную мебель и возможность работать вместе с коллегами. Особенно важно сочетание двух сценариев: сосредоточенной индивидуальной работы и общения с командой.

Если пространство хорошо поддерживает только один из них, возникают перекосы. Большой open space удобен для общения, но может мешать концентрации. А множество изолированных кабинетов, наоборот, усложняет быстрый обмен идеями.

Переговорные становятся убежищем от шума

Один из самых заметных признаков нехватки тихих мест – сотрудники начинают занимать переговорные для индивидуальной работы.

На первый взгляд в этом нет проблемы: свободная комната дает возможность спокойно провести звонок или закончить сложную задачу. Но если так поступают многие, переговорных перестает хватать уже для самих встреч. Возникают конфликты бронирования, обсуждения переносятся, а сотрудники тратят время на поиск свободного помещения.

Такой сценарий говорит скорее не о недостатке переговорных как таковых, а о нехватке альтернативных мест для сосредоточенной работы.

В офисе могут пригодиться небольшие комнаты на одного человека, тихие зоны, акустически защищенные рабочие места или пространства для коротких звонков. Их задача – разгрузить переговорные и дать сотруднику возможность выбрать подходящее место без сложного поиска.

Комфорт складывается из мелочей

Многие проблемы офиса проявляются не в планировке, а в повседневных деталях.

Более трети участников исследования Gensler рассказывали, что персонализировали свои рабочие места – приносили фотографии, растения и другие личные вещи. Примерно каждый четвертый самостоятельно менял пространство из-за неудобной эргономики. Сопоставимая доля сотрудников пыталась решить проблемы с температурой – использовала вентиляторы, обогреватели или регулировала вентиляцию.

Отдельно каждый такой случай может показаться незначительным. Но если одинаковая проблема встречается у многих сотрудников, она уже становится характеристикой самого пространства.

Если в офисе постоянно появляются дополнительные лампы, возможно, стоит проверить освещение. Если сотрудники приносят обогреватели – разобраться с температурными зонами. Если люди регулярно работают в наушниках даже без звонков – обратить внимание на акустику.

Такие наблюдения могут дать гораздо больше информации, чем общий вопрос «нравится ли вам офис».

Личное пространство важно даже при свободной рассадке

Незакрепленные рабочие места позволяют гибче использовать площадь, особенно при гибридном графике. Но у этой модели есть обратная сторона: сотруднику сложнее воспринимать рабочее место как свое.

В исследовании Gensler именно отсутствие возможности персонализировать пространство стало одним из основных нареканий среди тех, кто пользуется незакрепленными местами.

Полностью отказываться от гибкой рассадки из-за этого необязательно. Скорее важно предусмотреть способы сохранить ощущение собственного пространства.

Это могут быть индивидуальные шкафчики, удобное хранение личных вещей, одинаково оснащенные рабочие места или возможность выбирать привычную зону офиса. Чем меньше времени человек тратит утром на поиск оборудования и настройку стола, тем проще воспринимается такая система.

Сотрудники хотят проводить в офисе больше времени, чем проводят сейчас

Несмотря на все недостатки, исследование показывает интересный результат: офис остается востребованным.

В среднем участники проводили там около 54% рабочей недели, однако в идеале хотели бы находиться в офисе примерно 61% времени. По данным Gensler, этот разрыв сохраняется уже несколько лет.

Это позволяет посмотреть на дискуссию о возвращении сотрудников в офис под другим углом. Вопрос может заключаться не только в количестве обязательных офисных дней, но и в качестве самого пространства.

Если в офисе проще встретиться с коллегами, спокойно поработать, провести звонок и найти удобное место под конкретную задачу, у сотрудников появляется практическая причина приезжать туда.

С чего начинать улучшения

Чтобы понять, что действительно стоит менять, необязательно сразу начинать масштабную перепланировку. Сначала полезно посмотреть, как сотрудники уже приспосабливают пространство под себя.

Есть несколько показательных вопросов:

• Где сотрудники чаще всего ищут более тихое место?
• Для чего используются переговорные помимо встреч?
• Какие личные вещи люди приносят для комфорта?
• Есть ли зоны, которыми почти никто не пользуется?
• Где регулярно возникают очереди или сложности с бронированием?
• Какие жалобы на температуру, свет или шум повторяются чаще всего?

Такие наблюдения помогают увидеть не абстрактные недостатки офиса, а конкретные рабочие ситуации.

Иногда для улучшения достаточно изменить назначение одной комнаты, добавить несколько тихих мест или пересмотреть правила использования переговорных. В других случаях станет понятно, что проблема системная и требует более серьезного обновления пространства.

Главный ориентир – не то, насколько современно выглядит офис, а насколько легко в нем выполнять разные задачи в течение обычного рабочего дня.