Переезд в новый офис – болезненная и затратная необходимость

Традиционно бизнес в России массово и активно развивается в двух столицах. Москва привлекает игроков возможностями и амбициями, Петербург – традициями и деловой историей. Важная составляющая бизнеса – современный офис: чем выше статус игрока – тем престижнее должна быть локация, выше класс объекта, лучше сервис услуг от управляющей компании. Зачастую переезд компании из одного БЦ в другой – это необходимость. А чем она вызвана, сколько стоит переезд, какой период времени он занимает, портал Officemaps.ru разбирается вместе с экспертами рынка.

На днях прошла новость о том, что АИЖК потратит 8 млрд рублей на организацию переезда Минэкономразвития, Минкомсвязи и Минпромторга в одну из башен «IQ-квартала» в «Москва-Сити», из них около 7,6 млрд рулей уйдет на подготовку офисов для переезда, а на создание дизайн-проекта – 97 млн рублей. Благо, бюджет им это позволяет, а переезд – часть длительной стратегии, как например, переезд 15 комитетов и трех казенных учреждении администрации в деловой квартал «Невская Ратуша».

Но давайте разбираться, в причинах, особенностях процесса и финансирования переезда бизнес-игроков.

Коллеги, нам нужно переехать

По словам Елены Малиновской, директора по аренде управления недвижимости компании Millhouse, можно выделить три основные причины, почему компании решаются на переезд. «Во-первых, переезд может быть связан с завершением договора аренды в текущем бизнес-центре, – отмечает эксперт. – В таких случаях, если компания планирует переезд, то уже за 1-2 года начинается поиск нового офиса. Во-вторых, переезд может быть связан с текущим развитием компании. Например, если компания расширяется, увеличивает штат сотрудников, а текущий бизнес-центр не может обеспечить дополнительными офисными площадями, ставится вопрос о переезде. То же самое происходит, когда компании решают консолидировать все свои подразделения в одном месте. В-третьих, компания хочет улучшить текущие условия: повысить класс здания, сменить локацию. Такие переезды были распространены еще год-два назад, когда ставки аренды во многих проектах (Москвы – прим. редакции) снизились, тем самым, дав возможность многим компаниям сменить «В» класс на «А».

Иван Починщиков, управляющий партнер компании IPG.Estate, соглашается с коллегой, но отмечает, что на рынке Петербурга, где ощущается явный дефицит качественных площадей, вызванный переездом «Газпрома» и его структур и активным развитием IT-сегмента, появилась еще одна тенденция, которая толкает компании к переезду. «На рынке Петербурга вакансия не превышает 10%, ощущается нехватка помещений крупного метража, ввиду этого, во-первых, многие объекты выходят на рынок с показателем заполняемости, близким к 100%, а, во-вторых, собственник объектов готовы пойти на встречу крупным игрокам рынка и могут освободить крупные офисные площади в бизнес-центре, расторгнув договоры аренды с небольшими арендаторами».

Кто знает больше: брокер или интернет?

Планирование переезда традиционно начинается с поиска нового офиса. Есть несколько вариантов: воспользоваться специализированными онлайн-сервисами по поиску помещений, либо обратиться к услугам брокерских компаний.
Первый вариант чаще используют компании, которые нуждаются в помещениях от 100 кв.м – это позволяет им экономить время, поскольку онлайн можно найти искомое помещение, выставив фильтры по локации, классу объекта, уровню арендной ставки, в последствии связаться с собственником напрямую. Также способ экономит деньги – как правило, это услуга бесплатна для компаний. Этот способ имеет свою аудиторию, например, через портал Officemaps.ru ежемесячно порядка 40 компаний арендуют офисы в разных частях города.

Второй вариант привлекателен тем, что традиционно услуги брокера включают полное сопровождение сделки с момента начала поиска до заселения компании в бизнес-центр. Иван Починщиков отмечает, что на рынке есть компании, которые готовы не только заниматься брокериджем, но и вести проект управления строительством нового офиса компании.

«В среднем переезд компании в новый офис длится от одного года до трех лет, – говорит Елена Малиновская. – И тут стоит закладывать время на поиск нового офиса, обсуждение и согласование договора аренды, отделочные работы (в случае если помещение сдается shell&core) и собственно говоря самого переезда». Эксперт также отмечает, что Shell&core всегда выбирают крупные компании с собственным корпоративным стилем.

В Петербурге в текущих условиях офисного рынка значительная часть крупных офисов сдается в аренду в shell&core, что усложняет условия работы брокеров. «Клиенту сложно представить, как будет функционировать офис в новом объекте, когда в помещении нет никакой отделки, – говорит господин Починщиков. – И часто именно невозможность представить, как будут установлены рабочие станции, зоны для командной работы, кухни и места для отдыха, становится весомым фактором при отказе клиента от помещения, которое устраивало его по десятку других требований. Приходя на такие объекты, мы предлагаем клиентам планировочные решения, созданные нашими дизайнерами. По такому пути мы пошли с «Петер-Сервис», которая более 6 лет не могла найти новое офисное помещение, при этом с компанией работали все брокеры города. Кроме того с недавнего времени при показе объектов мы начали использовать очки виртуальной реальности, когда клиент может видеть не схемы, а интерьеры офиса».

Инвестиции и сроки

Кроме времени переезд требует больших инвестиций: на оплату услуг брокера, на косметический ремонт или полный fit-out, на новую мебель, на процесс переезда и десятки других строк.

При этом не стоит забывать, что «стройка» и переезд компании отчасти понижают эффективность работы – перевоз орг.техники, стресс сотрудников.

«Аренда офиса в shall&core автоматически увеличивает срок переезда: на проектирование, строительство и комплектацию уйдет около полугода, – рассказывает Михаил Турецкий, генеральный директор компании ProExpert. – При этом достаточно серьезным будет объем инвестиций, который будет зависеть и от договорных условий. Арендатору изначально нужно уточнять у собственника объекта, в который он переезжает, включает ли аренда базовый пакет отделки и прописано ли это в договоре. Если да, то это частично сэкономит затраты на создание нового офиса. Если нет, то затраты в строительство (отделка, проведение инженерных работ, установка перегородок, световых решений), меблировку могут составить до 20-25 тысяч рублей за кв.м».

Эксперты солидарны в том, что изначально важно понимать, каким образом будет переезжать компания: нужно подготовить площади одновременно или компания будет переезжать поэтапно. Госпожа Малиновская говорит о том, что процесс переезда компании зависит от стиля бизнеса: «Если в компании есть дата-центр или большой IT отдел, то, как правило, в новом офисе в первую очередь подготавливают рабочее пространство для них и перевозят их первыми. Если компания не очень большая и в ней нет таких сложных управлений, то лучше перевезти всех сотрудников разом».

Коллегу поддерживает и Михаил Турецкий, который рассказывает, что один из клиентов ProExpert – IT-компания Epam Systems – переезжала поэтапно в новый офис площадью 6600 кв.м. В конце декабря ProExpert начали строить для клиента новый офис в БЦ Мегапарк, а в марте уже первая группа из 50-60 человек переехала. Проект для Epam включал проектирование, строительство и комплектацию.

Господин Турецкий продолжает, что самый оптимальный вариант переезда – это когда компании нужно перевести только орг.технику, документацию, без необходимости перевоза офисной мебели – это экономит и время, и деньги на переезд. В таком случае переехать можно за выходные или подстроить переезд к праздничным выходным (новогодние или майские, например).

Эксперт также говорит о том, что часто перевоз старой мебели становится серьезной проблемой, поскольку, во-первых, нужно тратить время на и деньги на ее перевоз, демонтаж и монтаж, включая прокладку всех электросетей, во-вторых, фактически в это время компания простаивает, так как у сотрудников нет рабочих зон. Во избежание этих проблем в компании ProExpert предлагают покупку мебели по схеме trade-in: это экономит порядка 20-25% от стоимости новой мебели, которая устанавливается в новый офис клиента. «С одним из московских клиентов – компанией OCS (дистрибьютор компьютерной сетевой телекоммуникационной периферии комплектующих бытовой техники) – мы работали по trade-in при поставке мебели, укомплектовали порядка 500 рабочих мест, – вспоминает Михаил».

Стресс и перспективы

Если собственник понимает необходимость переезда, видит в этом перспективы, то для сотрудников компании такие меры могут быть болезненными, поскольку придется ломать привычный образ жизни: возможно нужно переезжать в другой район, что увеличит время в пути от дома до работы, изменится окружающая инфраструктура, окружение и множество других факторов.

«В Петербурге игроки достаточно консервативны, поэтому при поиске новых офисов они стремятся найти объект в этом же районе, что удается не всегда, ввиду ограниченного объема предложений», – говорит Иван Починщиков. – Нашим брокером приходится порой прилагать титанические усилия, чтобы объяснить преимущества объектов для бизнеса в других локациях». При этом он говорит, что локация и транспортная доступность являются основными факторами при выборе, собственники бизнеса хотят сделать удобным путь на работу для сотрудников.

Эксперт приводит пример из личного опыта, когда компания Exigen Services, несколько лет арендовавшая офис на Петроградской стороне, решили переехать в БЦ класса А «Технополис», который был реализован в зоне Пулково, которая в тот момент только начинала развиваться. Чтобы показать все преимущества объекта, была проведена презентация нового офиса и бизнес-центра для всего штата сотрудников, экскурсия для HR-отдела, протестирована система развозки. «Стоит отметить, что сейчас намного проще сдать помещения в аренду в бизнес-центрах, для которых нужно организовать развозку, но в тот момент для рынка Петербурга такая услуга была нова, - заключает Иван».

Для московских игроков вопрос локации стоит более остро. Елена Малиновская рассказывает, что часто бывает, когда компании переезжают с одного края Москвы на другой, а иногда и за МКАД. Поэтому для того, чтобы переезд был максимально комфортным и компания не потеряла большую часть своих специалистов, важна работа административного или HR департамента компании. Эксперт приводит 2 примера. «Один из наших арендаторов, переезжая в бизнес-центр «Белые Сады», предложил своим сотрудникам сыграть в квест, цель которого была узнать новый район и бизнес-центр как можно лучше. Сотрудники получили карты с заданиями и целый день бродили по району, изучая его инфраструктуру. Еще один хороший пример – это компания Адидас, которая переехала в бизнес-парк «Крылатские Холмы» пару лет назад. Еще до начала отделочных работ компания собрала всех сотрудников в «Крылатских Холмах» для проведения презентации нового «дома». Также для руководителей подразделений компании на разных этапах ремонта были организованы отдельные экскурсии по бизнес-парку и новому офису. В результате потеря сотрудников при переезде оказалась минимальной.

Коротко к выводу: процесс переезда длительный, затратный и болезненный процесс для бизнеса, который становится частью стратегии развития компании. Он основывается на десятке причин и зависит от десятка факторов. Но при грамотном подходе и планировании потеря эффективности бизнеса может быть минимальна, а перспективы безграничны.