Ferrum Studio на пути к digital-успеху: как выбрать оптимальный офис, не разорившись на старте

Дмитрий Клиндухов web-специалист и маркетолог, руководитель интернет-агентства Ferrum Studio

фото Freepik

Принимая решение об открытии собственного офиса или тотальном переходе на удаленку, молодой digital-компании стоит взвесить все «за» и «против». Тратить ресурсы на роскошный офис на старте – не самый разумный выбор. Гораздо важнее оптимизировать расходы и как можно быстрее выйти на точку самоокупаемости. При этом, наличие помещения, где можно собирать команду и встречать клиентов, может быть полезным для развития бизнеса.

При выборе между офисом и удаленкой, стоит учитывать, что для молодого бизнеса важна стабильность. Если вы только создаете компанию и еще не успели сформировать сплоченную команду, офис – пусть и арендованный – будет более эффективным решением. Он обеспечивает более тесный контакт, позволяя наблюдать за работой сотрудников и контролировать процесс. На старте любого дела, когда цена ошибки крайне высока, это критически важно.

Аренда: инвестиции в «стены» или в развитие

Для молодой компании аренда – более гибкое и финансово разумное решение. Оно не требует «жестких» затрат на старте, а рынок предлагает множество вариантов.

Пример из опыта:

Я занимаюсь бизнесом с 2002 года, и до 2023 всегда арендовал офисы. За это время у меня было всего несколько мест дислокации. Я ни разу не пожалел о принятом тогда, на старте, решении.

Первый офис удалось арендовать в моей «родной» школе – директор пошел навстречу. Договор аренды оформляли через районный отдел народного образования (РОНО). Школа имела нестандартную планировку, и в ней было неиспользуемое помещение. Это было очень удачное решение: отдельный вход, изолированное пространство, свой санузел и два офисных кабинета.

Мы арендовали офис в школе в течение пяти лет, пока здание не перешло к Комитету по управлению городским имуществом (КУГИ). С приходом КУГИ изменились условия аренды, и я решил переехать. Рассматривал только вариант аренды и принял решение искать офис в хорошем бизнес-центре высокого класса, не «А», но уверенный «B+». В итоге удалось найти один из лучших вариантов в Невском районе Санкт-Петербурга.

За время работы в этом бизнес-центре мы несколько раз переезжали внутри здания, улучшая условия. Например, сначала наш офис выходил на солнечную сторону, а кондиционеров не было. В итоге мы быстро переехали на северную сторону, и проблема решилась.

Да, в пользу удаленной работы говорит отсутствие платы за помещение, коммунальных платежей, затрат на содержание офиса. Однако, в случае аренды «живого» офиса, у вас всегда есть возможность привлечь новых клиентов.

Наш опыт:

Администрация бизнес-центра предоставила нам возможность бесплатной рекламы в лифтах и холле. Я оплатил только изготовление баннера и лайтбокса. Эта реклама привлекала внимание, и многие клиенты приходили именно из бизнес-центра. Они говорили, что выбрали нас, потому что мы находимся рядом, и с нами удобно оперативно работать. В те годы, когда онлайн-коммуникации еще не были так развиты, это было важным преимуществом.

Снизить затраты на обустройство офиса можно, если, например, отдать предпочтение подержанной мебели в хорошем состоянии, закупив ее на Avito.

Более того, бизнес-центры часто предлагают дополнительные удобства. Например, бесплатный кабинет переговоров. Это позволит проводить встречи с клиентами в комфортной обстановке, не отвлекая сотрудников и не раскрывая конфиденциальную информацию.

В нашем случае аренда офиса в бизнес-центре высокого класса давала дополнительное преимущество, создавая положительное впечатление у клиентов. Они отмечали, что компания находится в хорошем месте, что косвенно свидетельствует о ее финансовой стабильности и надежности. Это монета в копилку деловой репутации молодой организации.

Покупка офиса: якорь или инвестиция?

Идея покупки собственного помещения, на первый взгляд, разумная инвестиция. Но в случае с начинающей digital-компанией это решение может быть сопряжено с существенными рисками.

Плюсы покупки офиса:

Стабильность и контроль (при грамотном управлении). Возможность создать собственное стабильное рабочее пространство для команды, особенно если важно личное взаимодействие. В этом случае можно быть уверенным, что все сотрудники находятся «на виду». Управлять коллективом в офисе гораздо проще, потому что возникает «чувство плеча», можно непосредственно наблюдать за работой сотрудников и находиться в курсе всего происходящего.
Актив (в долгосрочной перспективе). В перспективе недвижимость может стать активом, приносящим доход, например, от сдачи в аренду части помещения, хотя это потребует дополнительных усилий и экспертизы.
Независимость от рынка. Цены на аренду недвижимости, зачастую, динамично меняются. В случае, если офис находится в вашей собственности, эти колебания вас не коснутся.

Минусы покупки офиса:

Ограничение роста. Компания может быстро вырасти из купленного помещения. Например, офис площадью 30 кв.м. может казаться вполне просторным, но уже через год, если штат сотрудников и количество проектов удвоится, компании станет в нем тесно.
Ограниченная гибкость. Обстоятельства могут измениться: смена места проживания владельца, увольнение сотрудников и, как следствие, неудобное расположение офиса. В этом случае, собственное помещение становится «якорем», ограничивающим мобильность компании. Даже переезд в пределах одного бизнес-центра может стать проблемой.

Представьте ситуацию: вы купили свой первый небольшой офис в начале года. Потратили время и средства, чтобы организовать рабочее пространство, нанять сотрудников. Наступает лето, в помещении становится жарко, а поставить кондиционеры нельзя – фасад портить запрещено.

Пережили лето, успешно закончили год и приняли решение расширить штат. Но ваш офис слишком мал даже для пары дополнительных столов. Решение — переезд в помещение побольше. И тогда начинается процесс поиска подходящего варианта, подготовка вашей коммерческой недвижимости к продаже, переезд. Все эти манипуляции отнимают огромное количество времени и сил, вырывая вас из основного процесса — вашего бизнеса.

Конечно, можно предусмотрительно выбрать помещение с увеличенной площадью, на перспективу. Но и средства на его покупку также придется увеличить. Рано или поздно, и этот просторный офис станет слишком тесен для вашей организации. Именно поэтому покупка офиса для молодой компании – это часто не лучшее решение.

Аренда позволяет масштабироваться постепенно, не отвлекаясь от развития бизнеса.

Коворкинг как альтернатива

Сегодня существует и другой интересный формат – коворкинг. Начать можно с аренды одного-двух рабочих мест в пространстве, где уже есть все необходимое: техника, интернет, кофе и даже печенье. Просто приходите с ноутбуком и работайте.

При необходимости можно арендовать переговорную комнату для встречи с клиентами или проведения презентации. Коворкинг предоставляет различные варианты переговорных комнат, в том числе и более просторные, для проведения небольших лекций.

Плюсы коворкинга:

гибкость аренды рабочих мест
наличие инфраструктуры
возможность масштабирования

Минусы коворкинга:

сложность в случае роста компании
привязка к локации

Удаленка: как создать эффективную виртуальную среду

Удаленный формат позволяет молодым компаниям успешно стартовать и развиваться без офиса. Отсутствие затрат на аренду помещения дает возможность направить ресурсы на формирование клиентской базы и оказание качественных услуг.

Плюсы удаленки:

Экономия средств. Отсутствие затрат на аренду помещения дает возможность направить ресурсы на формирование клиентской базы и оказание качественных услуг.
Масштабируемость. Легкость найма сотрудников из разных регионов и стран.

Однако для успешной работы в удаленном режиме необходимы организаторские способности и эффективные инструменты управления проектами. Например, как Bitrix24. Эта платформа позволяет вести все задачи, хранить файлы и документы в едином пространстве, приглашать сотрудников и даже клиентов, создавая, таким образом, виртуальный офис.

Групповые видеозвонки заменяют личное присутствие. Правильная организация процесса и ответственные сотрудники, нацеленные на результат, а не на имитацию работы, являются ключевыми факторами успеха.

Некоторые компании успешно используют удаленный формат с самого начала. Например, Mindvalley, крупная компания с сотнями сотрудников по всему миру, продает образовательные курсы на миллионы долларов, имея минимальный штат продавцов благодаря автоматизированной системе продаж.

Минусы удаленки:

Сложность в управлении. Это проблемы с контролем удаленных сотрудников. Потребуется время, чтобы внедрить необходимые виртуальные инструменты, позволяющие снизить эти риски.
Проблемы сплочения коллектива. В удаленном формате сложнее сформировать командный дух в коллективе или корпоративную культуру, чем в физическом офисе.

Заключение

Главный вывод, который можно сделать, – молодая digital-компания должна быть гибкой и адаптироваться к изменяющимся условиям. Аренда офиса предоставляет эту гибкость, позволяя масштабироваться в зависимости от потребностей бизнеса.

Удаленная работа – это возможность сэкономить средства и нанять лучших специалистов из любой точки мира, но требует хорошо налаженной системы управления.

Коворкинг – это компромисс, который позволяет получить преимущества офиса без больших затрат. В конечном итоге, выбор за вами, но помните, что успех бизнеса зависит не от местоположения офиса, а от вашей способности адаптироваться и находить оптимальные решения.