Как найти сотрудника на удаленную работу и правильно оформить

Виктория Сакулова HRD студии Akademia

Отношение к удаленной работе очень сильно изменил карантин 2020 года, когда даже заядлым амбассадорам офиса пришлось встраиваться в новую реальность. Работники довольно быстро привыкли к этому и даже стали чаще искать работу с дистанционным форматом, а бизнес ждал возвращения к привычному оффлайн-режиму. Но современный рынок сформировал компромисс — гибридный формат, где зачастую перед оформлением на работу оговаривается точное количество дней, когда сотрудник может работать вне офиса.

Личные качества эффективного удаленного работника

Стоит отметить, что немало сотрудников стало работать эффективнее вне офиса, в комфортных для них условиях — поэтому удаленка далеко не всегда равна плохой дисциплине. И у работодателя есть свои плюсы в таком формате: экономия на офисных расходах, ниже затраты на оргтехнику, коммунальные расходу и обеспечение офисного быта, меньше обязанностей по охране труда.

Самой уязвимой категорией раньше были интроверты — они, даже будучи сильными специалистами, больше других страдают от социальной стороны офисной работы. Новая реальность облегчила процессы и таким сотрудникам, и их работодателям. Но, безусловно, тип личности — не единственный критерий для найма и распределения сотрудников и команд.

Люди с высокой самодисциплиной, мотивацией, опытом и увлеченностью своей профессией будут эффективны всегда, независимо от своей локации. Но и нанимая такого сотрудника, нужно обращать внимание на еще один софт-скилл — такой человек должен иметь способности к саморазвитию. Иначе можно получить опытного, но застрявшего на определенном уровне специалиста.

Менее всего для удаленки подходят люди, чьи мотивация и комфорт завязаны на коммуникациях. И кандидату с запросом на развитую корпоративную культуру, веселый и активный коллектив, то я не буду предлагать такому человеку ни удаленный, ни даже гибридный формат работы.

Как оценить кандидата на удаленку

Сейчас нет сложности в том, чтобы найти сотрудников на дистанционную работу. Но для рекрутера оценить такого кандидата стало задачей со звездочкой, т.к. подводных камней здесь достаточно много. И первый фильтр отбора — это наличие опыта удаленной работы, потому что он показывает, что человек идет на такой формат осознанно и не столкнется с внезапными проблемами. В таком случае можно запросить обратную связь от бывшего работодателя и понять, насколько сотрудник был эффективен в таком формате.

Второй фильтр “включается” на собеседовании — важно обратить внимание на рабочее место кандидата: если он держит камеру в руках, постоянно в поиске устойчивого сигнал wi-fi, вокруг него есть посторонние шумы и тому подобное, то это — повод задумать о его организованности. Есть риск, что и в работе человек будет столь же хаотичен. Опытный удаленщик имеет рабочее место, которое порой оборудовано лучше классического офиса — ведь человек делает это для своего комфорта и эффективности. Есть и еще один важный момент: нужно предупреждать кандидата заранее, что потребуется видеосвязь на собеседовании.

Третий фильтр — вопросы о том, как были выстроены процессы на предыдущей работе. Это поможет оценить, насколько человек был в них погружен и понимает ли их ценность. Ведь работодателю важно, чтобы сотрудник не выбивался из общей команды и процессов, и понимал свой вклад в общий результат.

Способы проверки твердых навыков

Для проверки хард-скилов на онлайн-собеседовании лучше всего использовать заранее подготовленные кейсы, привязанные к реальным рабочим задачам. Например, погружение кандидата в какую-то ситуацию или использование онлайн-сервисов для совместного редактирования — особенно, если нужно что-то наглядно обсудить, нарисовать схему процесса, написать код и т.п. Но по сути онлайн-собеседование мало чем отличается от интервью в офисе: у него есть свои нюансы, но они больше касаются инструментов, которые выбирает рекрутер, а сам подход к собеседованию остается тем же.

Процесс оформления сотрудника на удаленной работе

Но если собеседование и в целом сотрудничество — процесс вполне понятный, то с оформлением случаются бюрократические сложности. Поэтому, если в компании немало удаленных сотрудников из других регионов, откуда сложно или долго ехать в офис на подписание документов, то разумно внедрить систему КЭДО — она позволит закрывать 90% кадровых документов.

При подготовке документов в первую очередь важно прописать в трудовом договоре, что рабочее место сотрудник либо выбирает сам, либо же можно указать адрес прописки или фактического проживания. Первая формулировка максимально универсальна, но снимает обязанность с сотрудника по уведомлению о смене места жительства. Поэтому я все же рекомендую использовать второй вариант, хоть это и может повлечь за собой дополнительную работу по составлению дополнительных соглашений в случае переездов.

Также нужно четко прописать, где и как должны храниться результаты работы сотрудника, указав сроки их передачи. Здесь важно избегать риска, что важные для компании данные будут храниться на личных компьютерах. Да, согласно ТК РФ работодатель обязан предоставлять всю необходимую технику, но практика показывает, что кандидаты часто предпочитают отказаться от этой возможности. Этот момент можно закрепить в ЛНА о дистанционной работе, трудовом договоре, должностной инструкции или же в соглашении о коммерческой тайне.

В должностной инструкции желательно прописать и сроки реакции удаленных сотрудников на электронные письма и сообщения в корпоративном мессенджере — это даст в дальнейшем правовую базу для решения дисциплинарных вопросов.

В соответствии с ФЗ № 152 усложняется и передача персональных данных кандидата для его трудоустройства. Чтобы минимизировать риски нарушения закона, лучше использовать курьерскую доставку и/или почту РФ копий документов и подписанного согласия на обработку персональных данных. В случае, когда это почему-то невозможно, передачу документов через интернет нужно обеспечить по защищенным каналам связи (к данной категории практически всегда относится корпоративная почта), а сами данные поместить в архив с паролем. И ни в коем случае не использовать для пересылки мессенджеры или публичные, незащищенные каналы связи.

Разумеется, все документы на оформление нужно подготовить заранее, чтобы курьерская служба успела привезти их вашему новому сотруднику в указанную дату.

Вывод

В современном мире удаленка уже стала обыденностью, потому что она выгодна и экономному практичному работодателю, и сотруднику, работающему в комфортной для себя обстановке без лишних трат времени на дорогу. Безусловно, для HR-специалистов этот тренд становится новым вызовом по правильной организации работы, но это не должно становиться камнем преткновения. Грамотно выстроенные и прозрачные процессы внутри команды, а также знание современного законодательства помогут собрать продуктивную команду в любой точке мира.