Какие инструменты повышают эффективность работы команды в офисе

Ярослава Борко консультант, бизнес-тренер ООО “Директум”

фото: freepik

Эффективность – это выполнение работы и достижение результата при меньших затратах.Чтобы раскрыть вопрос повышения эффективности в офисе, разделим его на части и разберем каждую из них вместе с консультантом и бизнес-тренером ООО “Директум” Ярославой Борко.

Рутинные операции

Когда-то все автомобили собирали вручную, потом изобрели конвейер и часть работы передали ему. Стали выпускать больше автомобилей и эффективность работы того же количества сотрудников и их результативность повысились.

Сейчас мы с вами живем в век информационных технологий, и искусственный интеллект активно развивается. Считается, что его использование повышает эффективность рутинных операций. И ему даже пытаются передать творческие задачи. Но мы пока разберемся с эффективностью искусственного интеллекта на рутинных операциях.

В качестве примера разберем распознавание документов. Казалось бы что проще – распознать текст и перевести его в электронный вид. Но есть нюансы: текст, написанный от руки, имеет особенности почерка, разные типы официальных документов имеют разную структуру расположения ключевой информации, даже один и тот же тип документа в разных организациях может иметь разную структуру. А это значит, что нужно проверять результат работы искусственного интеллекта, корректировать результат и данные, на которых он обучается.

С автомобилями было точно также: всё проверяет технический контроль. Но кажется, что к техническому контролю за роботами относятся более спокойно, чем к техническому контролю за искусственным интеллектом. Возможно название «интеллект» создает ожидания, что он как человек все поймет и сделает верно. Но нет.

И когда ожидания по избавлению от рутинных операций у сотрудников не оправдываются, то это вызывает напряжение и атмосферу нервозности.

И что с этим делать? Как не потерять эффект от передачи рутины искусственному интеллекту? Как не столкнуться с саботажем со стороны сотрудников?

Когда мы проектируем изменения в процессах с целью снижения рутинных операций, то заложить и операции для контроля качества, закрепить эти обязанности за конкретными сотрудниками или командами. И самое главное – объяснить, почему появляются новые операции, замотивировать команду или отдельных сотрудников на выполнение этих операций.

Работа команды

Работа команды эффективна, когда команда слаженная, когда все участники понимают и разделяют цель, ради которой они собрались, когда они сфокусированы на цели и рабочих функциях и их не отвлекают личные задачи. И даже если у кого-то из команды случается что-то личное, его задачи подхватят другие участники.

Команда эффективна, когда участники не отвлекаются на решение внутренних или смежных с другими конфликтов. Когда процесс выстроен четко и все понимают, кто в какой момент кому и какую информацию должен предоставить. Главное, помимо того, что понимают, они еще и делают.

Другими словами, работа команды эффективна, когда каждый понимает цель, свою роль, свои задачи и ответственность, предоставляет свой результат в срок, когда процессы прозрачны для всех и коммуникации проходят легко.

Такое описание работы команды несколько походит на конвейер, но мы же про эффективность работы команды. Чтобы команда так работала, руководителю нужно приложить усилия.

Есть мнение, что команда сама должна или может повышать свою эффективность, без участия руководителя. Допускаю, что в некоторых команда так и происходит. Однако чаще всего мы имеем рабочие коллективы, которые называют себя командами, но в которых люди пришли получать зарплату и считают, что компания или руководство им все должны обеспечить. И если руководителю команды действительно нужно повышать эффективность, то стоит приложить усилия.

Давайте разберем, какие это усилия и какие инструменты ему нужны.

Рефлексия

Или умение проводить рефлексию и самоанализ. В данном случае понять, что происходит и что меня не устраивает. Для это рекомендую использовать следующие вопросы:

Что происходит? Что в этом плохого/негативного?
Как это сказывается на показателях работы?
Есть ли конфликты? Относительно чего, когда возникают конфликты? Кто основные участники? Как они решаются?
Есть ли ситуации, когда участники команды перепроверяют результаты работы друг друга? Этого требует процесс или это проявление недоверия?
Выполняются ли обещания в команде? Выполняются ли обещания, данные бизнесу? Выполняются ли обещания, данные коллегам?
Лидера, команду, клиентов (тех, кто использует результаты нашей работы) устраивают результаты? Какие от них отзывы?
На планерках/митингах, когда в команде идет обсуждение задач, то говорят про процесс (кто чем занимался вчера) или про результат (кто что закончил или планирует закончить)?

Фотография рабочего времени

После того, как руководитель определил, что происходит, ему нужно понаблюдать, насколько его представление о происходящем совпадает в реальностью: как сейчас проходят рабочие дни, как идет процесс, кто что делает.

В классическом варианте метод фотографии рабочего времени предполагает, что руководитель приходит на рабочее место каждого сотрудника, наблюдает за выполнением работы и записывает. В условиях интеллектуальной деятельности и высокой загрузки руководителя такое сделать сложно, поэтому можно запросить у сотрудников отчет о том, что они делали каждый день в течение одной или двух недель. И, конечно, сделать то же самое самому.

Фотография рабочего времени покажет повторяющиеся операции, нестыковки операций, количество времени на перекуры чай и кофе. А чтобы было более достоверным, руководитель может вести свое фотографирование и потом сравнить с тем, что предоставили сотрудники.

Команда изменений

Выше я писала, что команда эффективна, когда все заинтересованы в той цели, с которой идут. Исходя из этого, когда руководитель принял решение о необходимости изменений, следующим шагом ему надо заинтересовать сотрудников в изменениях.

Команда изменений может состоять из двух человек (руководитель и еще самый заинтересованный), если производственная команда состоит из 5-6 человек, или трех человек, если в производственной команде 10-12 человек.

Задача команды изменений в том, чтобы оказать помощь руководителю в проектировании и внедрении изменений.

Команда изменений проводит анализ результатов рефлексии и фотографии рабочего, определяет ключевые проблемы и направления работы. Следующий инструмент, который им нужен – стратегическая сессия.

Стратегическая сессия

Цель стратсессии в том, чтобы вовлечь команду в решение тех проблем, которые выявила фотография рабочего времени.

Для этого руководителю надо продемонстрировать эти результаты, рассказать в чем он видит проблемы, спросить команду, что они еще видят и совместно договориться об изменениях.

Чтобы стратсессия прошла эффективнее, команде изменений нужно к ней подготовиться. Подготовка включает не только анализ итогов о котором я писала выше, но и проектирование изменений и желаемых результатов. Этот проект команда изменений представляет всей команде на стратсессии как сырой вариант и предлагает все команде его раскритиковать и дополнить.

Регулярный мониторинг

Итогом стратсессии будет план изменений. За его претворением в жизнь следит команда изменений. Основной её инструмент на этом этапе повышения эффективности – регулярный мониторинг процесса с помощью регулярных встреч/митингов/совещаний. Я, обычно, рекомендую для этого планировать регулярные встречи команды изменений по 1,5-2 часа с частотой один раз в 1-2 недели. На встречах отмечать, что сделано по плану, и решать вопросы, которые относятся к зоне ответственности команды изменений.

Не реже, чем 1 раз в месяц нужно, чтобы руководитель команды рассказывал всей команде о ходе изменений даже если все участвуют и вроде как знают. Этим он каждый раз фиксирует их внимание на результатах и целях, показывает, что процесс изменений идет, поддерживает их вовлеченность в процесс, на своем примере демонстрирует, что если решение приняли, то оно должно исполняться. Это всё в комплексе положительно сказывается на общей эффективности команды и осознанности каждого участника.

Праздник

Людям сложно жить в процессе постоянных изменений, особенно когда во внешнем мире всё время что-то происходит. Помните, чем закончился путь к светлому будущему? Вот чтобы такого не было, руководителю необходимо проектировать конкретные результаты, которые показывают, что эффективность повысилась, и вместе с командой праздновать достижение этих результатов.

А потом можно запускать новый цикл и проектировать новые результаты.

Офис

И у нас есть еще одна важная составляющая темы – это офис.

Офис – место, где команда вместе проводит по 8-9 часов в рабочие дни. А значит в офисе должно быть комфортно. Комфорт включает не только удобные столы и кресла, но и ненапрягающий уровень шума, запахов, циркуляции воздуха, температуры.

И здесь основные инструменты руководителя с точки зрения повышения эффективности команды в офисе:

наблюдение, есть ли конфликты в команде на эту тему;
опрос команды, всё ли устраивает;
и далее организация переездов или перестановок, изменение инфраструктуры или организация договоренностей когда открывать окно, когда включать кондиционер или может быть использовать определенный запах и т.п.

Итого

Мы рассмотрели инструменты, которые помогают руководителю понять, в чем проблема эффективности команды в офисе, и вовлечь команду в реализацию этих изменений.