Переезд офисной IT-инфраструктуры: опыт переезжающих

Транспортировка IT-инфраструктуры – один из ключевых моментов во время переезда компаний. Заблаговременное планирование и правильная организация могут обеспечить непрерывность деловой активности, что важно для современных игроков. Officemaps.ru спросил у экспертов об основных этапах и сроках переезда, а также выяснил, кто обычно руководит процессом и на какие характеристики помещений для IT-аппаратуры нужно обращать внимание.

Релевантные характеристики помещений для IT-оборудования

В первую очередь, по мнению экспертов, в офисном помещении должны быть созданы комфортные условия труда. «Офис должен соответствовать санитарным нормам, – отмечет Дмитрий Ласьков, директор технического департамента компании «ХайТэк». – Необходимо учитывать такие показатели, как освещенность, температура и влажность воздуха, уровень шума. Для сотрудников, работающих на ПК, важно предусмотреть площадь рабочего места. Высота потолка в современном офисе должна быть не ниже 2,5 м. Кроме того, обязательным условием является наличие фальшпотолка, за которым можно спрятать часть коммуникаций систем воздухообмена, кондиционирования и освещения».

Владимир Савин, начальник отдела поддержки пользователей компании Caravan соглашается и добавляет: «Первое, что следует учитывать, говоря об офисной IT-инфраструктура, – то, что она может быть совершенно разной, поэтому к объекту, где она будет располагаться, будут разные требования. Например, у нас было так: в нашем прежнем офисе на Обыденском переулке стояло две стойки с оборудованием и IP-АТС. Почти в каждой комнате стояли свои коммутаторы. Было время, когда там располагался даже маленький дата-центр с отдельным кондиционированием, системой пожарной безопасности, электрическим щитом и т.д. Когда же мы переехали в нынешний офис, не было необходимости везти все это оборудование с собой. На новом месте нам нужен был небольшой шкаф, в который можно установить пару коммутаторов, сервер, ИБП и пару патч-панелей. Так как оборудования с большим энергопотреблением мы больше не используем, для нас не имели значение ни высота потолков, ни кондиционирование оборудования. По электрическим мощностям тоже не было каких-то особых требований – наше оборудование потребляет примерно столько же электричества, сколько ещё один офисный компьютер».

Тем не менее существуют универсальные требования к помещениям, где планируют разместить IT-оборудование. «Особое внимание стоит уделить характеристикам серверных помещений: в них не должно быть окон, высота комнат должна быть не менее 2,44 м, площадь – не менее 14 кв. м, – рассказывает Дмитрий Ласьков. – Кроме того, важно соблюдать размеры дверного проема в таких помещениях: они должны составлять не менее 0.91 м в ширину и не менее 2 м в высоту. Дверь в серверную должна закрываться на замок. Что касается потолочных решений, не рекомендую использовать в серверных помещениях подвесные фальшпотолоки. Здесь обязательно наличие фальшпола, причем желательно, чтобы у него было не статичное покрытие. Потолочные перекрытия, стены и перегородки серверного помещения должны быть несгораемыми. Еще один важный момент: серверную необходимо оборудовать системами охранной и пожарной сигнализации, системами пожаротушения, кондиционирования и вентиляции, а также освещения и аварийного освещения. И наконец, при выборе такого помещения важно не забывать о возможном росте компании и, как следствие, увеличении количества оборудования».

Основные этапы переезда IT-оборудования

О важных этапах переезда IT-оборудования рассказал Дмитрий Ласьков. «После того, как в компании определена группа сотрудников, ответственных за переезд, составляется план-график переезда. На планах помещений размечаются места посадки сотрудников, служебные и вспомогательные помещения или зоны. Исходя из этого, намечаются места силовых и слаботочных розеток. Далее компетентные подразделения проводят ремонт, параллельно с этим закупается мебель и оборудование. Проводится ряд организационных работ, которые, как правило, длятся от 2 недель до 1 месяца. В этот список, в частности, входит организация внешних вводов для подключения серверной к коммуникациям, внедрение системы пожаротушения и противопожарного оповещения и системы кондиционирования в серверных помещениях, развертывание структурированной кабельной системы (СКС), обеспечивающей работу вычислительной сети и телефонии офиса. Кроме того, речь идет о построении локальных вычислительных сетей (ЛВС) и Wi-Fi: имеется в виду активное сетевое оборудование, такое как коммутаторы, маршрутизаторы, точки доступа, а также телефонная станция. Помимо этого, в указанный промежуток времени в новом офисе внедряются системы контроля доступа, системы оповещения о проникновении, системы видеонаблюдения и др. Важным этапом является организация системы энергоснабжения инфраструктуры. Так, например, стоит учитывать, что сечение провода по линии освещения должно быть не менее 1.5 кв.мм, по розеточной линии – не менее 2.5 кв.мм. Особо мощные потребители, например, кондиционеры и серверы, сажаются на отдельные провода, автоматы и сечения рассчитываются индивидуально. Каждая комната должна быть выведена на свой автомат, причем розетки отдельно, освещение отдельно. Автоматы в щитке нужно промаркировать».

Владимир Савин описал процесс переезда компании Caravan: «Сначала мы распланировали расстановку мебели в новом офисе, количество и расположение электрических и Ethernet-розеток. Затем передали этот план строителям, которые занимались ремонтом и прокладкой кабелей, и проконтролировали выполнение работ. Далее мы заказали автомобили с грузчиками, проконтролировали погрузку на старом и разгрузку на новом месте. Затем выбрали склад для архива документов и лишней мебели. В ночь перед переездом служба поддержки заступила на смену уже в новом офисе. Они приехали на час раньше, проверили, что все работает, подключили все оборудование. Примерно час работали сотрудники в обоих офисах, а когда убедились, что в новом офисе все работает как надо, дежурные в старом сдали смену и выключили компьютеры. На следующий день в 8 утра в офис приехали грузчики и начали упаковывать нашу мебель. Где-то за неделю до переезда мы определились с компанией-перевозчиком. Перевозчик привез нам коробки, некоторое количество мы докупили дополнительно и начали упаковывать документы. Отмечу отдельно, что купленные коробки оказались гораздо лучше предоставленных перевозчиком. Еще одна сложность заключалась в том, что часть документов и мебели мы планировали перевезти на удаленный склад, который к тому времени уже сняли. Коробки с документами, которые нужно было отвезти в офис и на склад, маркировались по-разному. За день до переезда была промаркирована вся мебель, стулья, компьютеры, телефоны и остальная мебель и техника, чтобы было понятно, на чье рабочее место их нужно доставить. Сотрудники самостоятельно упаковали и промаркировали свои личные вещи. Была подготовлена схема расстановки столов, но она не понадобилась: в новом офисе был еще не закончен ремонт, и сначала мы въехали во временное помещение».

В целом, по мнению Игоря Мацулевича, руководителя отдела организации переездов компании «ГрузовичкоФ», наиболее сложный этап – транспортировка сервера, «сердца компании». «Обычно сторонним организациям не доверяют перевозку носителей информации – системные администраторы либо другие IT-специалисты часто транспортируют сервер частями, на личном автомобиле, а грузчикам поручают перевозку серверного шкафа. В зависимости от модели и других характеристик он весит от 80 до 150 кг. Таким образом, перевозится отдельно стойка, отдельно – носители информации», – замечает эксперт.

Кто отвечает за переезд IT-инфраструктуры

Обычно за переезд компании в новый офис, по мнению Дмитрия Ласькова, отвечает группа людей, которую назначает генеральный директор организации. «Как правило, руководство определяет сотрудников, ответственных за ремонт нового офиса, перевоз мебели и техники, размещение персонала в новом офисе, а также за IT-инфраструктуру в целом. Основная ответственность за переезд IT-инфраструктуры лежит на IT-директоре компании, но также распространяется и на начальников подконтрольных ему подразделений. Так, назначаются ответственные за каждый участок инфраструктуры: сетевое оборудование, телефонию, серверное оборудование, прочие сервисы и подключение пользователей на местах», – объясняет эксперт. Игорь Мацулевич соглашается: «Как правило, ответственным за переезд в новое помещение назначается заместитель директора, реже – сам руководитель организации либо ответственный за административно-хозяйственную часть. Обычно один представитель компании контролирует и координирует весь процесс переезда и подготовку к нему, но готовятся к нему, конечно, все сотрудники». Рассказывая о собственном опыте переезда, Владимир Савин отмечает, что переездом IT-инфраструктуры не как оборудования, а как «услуги» занимался технический отдел. «Особенность нашей работы – круглосуточная поддержка, и нужно было обеспечить ее безостановочную работу», – отмечает эксперт. – Для этого мы дублировали важные узлы нашей IT-инфраструктуры, подключали интернет в новом офисе, подготовили в нем оборудование для работы IP-телефонии, перевезли туда заранее все необходимое: рабочие места для дежурных сотрудников, телефоны, компьютеры, коммутатор».

Непосредственно транспортировкой IT-аппаратуры, по словам спикеров, должны заниматься специализированные организации. «Для того, чтобы перемещать коробки с оборудованием или прокладывать кабель в новом офисе, лучше нанять людей. А вот настраивать новое оборудование лучше самим», – считает Владимир Савин. С коллегой частично соглашается Дмитрий Ласьков: «Обычно компании делают все самостоятельно, отказываются от профессиональной помощи и возлагают всю ответственность за переезд на системного администратора. Это снижает уровень надежности и функциональности всей IT-инфраструктуры и чревато серьезными рисками. При переезде необходимо все правильно спланировать, в противном случае могут быть последствия, которые в будущем создадут проблемы. Перевезти технику и специальное оборудование – это только полдела, необходимо еще учесть риски, связанные с возможностью выхода из строя оборудования при его транспортировке. Также нужно обеспечить качественное подключение всех устройств к сети передачи данных на новом месте. Двух дней выходных сотрудникам IT-отдела может не хватить. Поэтому подключение к портам будет происходить по принципу "лишь бы успеть". При спешке возникает хаос: провода не организованы, не спрятаны, висят между стойками и т.д. Как показывает практика, в дальнейшем это приводит к различным проблемам. Поэтому при переезде лучше привлечь в помощь IT-департаменту сотрудников специализированных компаний. Это обеспечит качественное и быстрое наведение порядка в серверной. Дополнительная помощь может понадобиться и в первый день после переезда, скажем, для корректировки различных настроек и ошибок в подключении».

Игорь Мацулевич как представитель компании, оказывающей услуги по переезду, затрагивает вопрос сохранности оборудования во время транспортировки. «Рекомендуем обращаться к проверенным и надежным грузоперевозчикам, которые имеют опыт в офисных переездах и транспортировке IT-инфраструктуры, знают особенности. Отличие перевозки IT-инфраструктуры от других предметов в том, что она дорогая и технологичная. Мы имеем дело с компьютерами, графическими планшетами, моноблоками, мониторами, системными блоками и проводами. При транспортировке обворачиваем их в воздушно-пузырчатую пленку и обматываем стрейчевой пленкой, иногда дополнительно защищаем гофрокартоном или, укладывая в коробку, заполняем пустое пространство бумагой или вспененным полиэтиленом. Если говорить об IT-компаниях, то у них часто мониторы от 20 дюймов и больше, поэтому требуется нестандартная упаковка. В целом за отключение, подключение и настройку техники, как правило, отвечают сотрудники компании. Мы можем это сделать лишь в присутствии ответственных за это людей. Если техника несложная, то сотрудники офисов самостоятельно отключают мониторы, системные блоки, убирают в предоставленные нами коробки».

Сколько времени занимает транспортировка

На сроки транспортировки IT-оборудования влияют несколько факторов, но переезд IT-аппаратуры, как и офиса в целом, можно завершить за несколько дней. «Это зависит от размера компании и расстояния между офисами», – комментирует Дмитрий Ласьков. – Например, среднюю компанию численностью до 100 сотрудников в пределах столицы можно перевезти за один уикенд. Компании больших размеров желательно перевозить во время зимних каникул или во время длительных выходных. Конечно же, лучше сразу перевозить всю компанию, например, за одни выходные. Если мы будем перевозить компанию по отделам, то тогда нам необходимо наладить сосуществование IT-инфраструктуры на двух площадках, а это затраты на каналы связи и каналообразующее оборудование для организации единой инфраструктуры и сервисов. Такой переезд станет настоящим ужасом для IT-персонала. Не стоит забывать об издержках за аренду двух офисов. Между тем, бывают и такие случаи, когда всю компанию за один раз перевезти невозможно, тогда переезд происходит отделами. При таком сценарии IT-служба организации должна обеспечить бесперебойную работу всех сервисов для сотрудников на обеих площадках. В таких случаях на этапе планирования переезда выбирается пилотный отдел или группа, которые зачастую включают сотрудников IT». По словам Владимира Савина, компания Caravan осуществляла переезд IT-инфраструктуры примерно так же. «IT-инфраструктура, как я уже сказал, переезжала с помощью дублирования. При приеме работ у строителей мы вместе с ними тестировали все розетки – силовые и ethernet. Системный администратор тестировал работоспособность оборудования, когда готовил его для включения дежурной смены. Остальное оборудование, мебель и т.д. переезжало в один выходной день. При численности сотрудников в 20 человек, как у нас, разбивать переезд по отделам невыгодно. Переезд занял целый день, с раннего утра до поздней ночи: после полуночи я заканчивал разгружать мебель и документы на удаленном складе. Необходимое оборудование мы перевезли заранее. Затем системный администратор приехал в новый офис, настроил и протестировал оборудование, сеть и телефоны для дежурной смены. После переезда и расстановки столов проложили кабели Ethernet – это заняло примерно пару часов. Если бы в новом офисе ремонт был уже завершен, эти работы можно было бы произвести и заранее».

Игорь Мацулевич отмечает, что сроки подготовки к переезду зависят от количества рабочих мест и от слаженности самого коллектива, иногда – указаний распорядителя, сроков согласований с новым арендодателем. «После обращения представителя фирмы в компанию "ГрузовичкоФ" на место приезжает оценщик. Он рассчитывает объем мебели и оборудования, которое будет перевозиться, требуемый объем упаковки. Бывает, компания подписывает договор аренды в последний момент, и подготовка к переезду проходит в ускоренном режиме. Оценщик с нашей стороны приезжает быстро, как скажет клиент. Непосредственно переезд занимает от 8 часов и более в случае с крупными компаниями. Но, как правило, мы перевозим офисы одним днем – обычно это 50-100 рабочих мест. На продолжительность может повлиять этаж, с которого спускается оборудование и мебель, а затем заносится в новое помещение. Почти все компании IT-инфраструктуры, учитывая наш опыт, переезжают в выходные либо праздничные дни. Это удобно и перевозчику, поскольку трафик на дорогах меньше», – рассказывает эксперт.

Советы от экспертов

Владимир Савин, начальник отдела поддержки пользователей, Caravan: «Я бы рекомендовал не экономить на машинах и грузчиках. Если весь офис влезает в три машины, значит, надо заказывать три машины, а не гонять по городу одну машину. И грузчиков должно быть столько, чтобы параллельно загружать оставшийся транспорт – это сильно экономит время. Стоит обратить на коробки особое внимание, выбирая более крепкие. Ведь, несмотря на то, что вроде бы они нужны всего на один день, упаковать-перевезти-распаковать, – во время переезда они ставятся друг на друга, на них может быть поставлено еще что-то, и коробки повредятся. Грузчики не очень церемонятся с коробками, и есть опасность повредить и то, что находится внутри. Маркировать коробки надо с трех сторон – сверху и с длинной и короткой боковых сторон, чтобы во время переезда всегда было видно, что это за коробка, что в ней находится и куда ее нужно доставить».

Дмитрий Ласьков, директор технического департамента компании «ХайТэк»: «Практически всегда при переезде происходит смена провайдера, а значит, все сетевые ресурсы и IP-адреса придется перенести в новую сетевую среду. ИТ-администратор должен заранее позаботиться о том, чтобы телефонные номера, почтовые и FTP-сервисы, а также все остальные корпоративные ресурсы начали функционировать на новом месте в первый же рабочий день. Для этого нужно заблаговременно запросить у оператора связи все сетевые реквизиты для настройки и заранее проверить работоспособность всех каналов. Особое внимание следует обратить на кабельную систему. Наряду с проверкой СКС необходимо выяснить, какую максимальную нагрузку способна выдержать электросеть, чтобы избежать в дальнейшем сбоев в работе. При осмотре электропроводки стоит удостовериться в соответствии размещения розеток плану подключения оборудования и рабочих мест. Рекомендую также заранее поинтересоваться и возможностями расширения коммуникационных сетей. На мой взгляд, самое главное – сформировать надежную рабочую группу и определить ответственного за переезд, ответственных за каждый этап. В план-график нужно заложить временные риски, сроки при этом должны тщательно контролироваться. К моменту переезда на новом месте должны быть готовы СКС и серверное помещение. И, конечно же, рекомендую не забывать о таком, казалось бы, простом, но очень важном правиле: во время демонтажа оборудования из старого офиса всю технику и соединительные провода нужно маркировать, а коробки – подписывать. Это значительно упростит дальнейшие действия по оснащению нового офиса».

Игорь Мацулевич, руководитель отдела организации переездов компании «ГрузовичкоФ»: «Переезд пройдет намного проще и быстрее, если компания подготовит планировку рабочих мест, проще говоря, кто и где будет находиться на новой площадке. Особенно это важно для компаний, где больше 30 сотрудников. Каждому необходимо промаркировать свою коробку для переезда – так наши клиенты ничего не забудут на старом месте и обживутся на новом. Кроме того, компаниям следует озвучить все пожелания по перевозке до того, как в помещение придут грузчики. Ну и, конечно, доверять опыту профессионалов».