Приёмы операционного управления для оптимизации расходов на обслуживание бизнес-центра

Игорь Кудинов руководитель отдела развития отраслевых решений и интеграций Okdesk

Разрыв логистических цепочек, заявления об уходе с отечественного потребительского рынка от ряда иностранных вендоров во многих отраслях, ограничения валютных операций сформировали новую реальность, в которой приходится функционировать конечным пользователям различной инфраструктуры, в том числе и бизнес-центрам. О том, как нивелировать негативные последствия при помощи оптимизации расходов на сервисное обслуживание рассказывает Игорь Кудинов, руководитель отдела развития отраслевых решений и интеграций Okdesk

На текущий момент всё вышеизложенное в разной степени проявилось в виде дефицита, увеличения сроков поставки, увеличения отпускной цены оборудования и комплектующих. Важно отметить, что, когда мы говорим об оптимизации расходов, мы на самом деле имеем в виду оптимизацию увеличивающихся расходов, – это важное уточнение, т.к. сократить расходы в текущей ситуации невозможно, реально лишь уменьшить их рост.

И если новым строящимся объектам следует просто (на самом деле нет) учитывать геополитические риски при закупке оборудования для своего объекта, то уже функционирующие объекты стали своего рода заложниками собственной инфраструктуры – разом заменить оборудование из недружественных стран не предоставляется возможным.

Однако, если опереться на опыт наших клиентов, можно выделить приёмы операционного управления, которые позволяют максимально нивелировать негативных эффект для хозяйствующих субъектов от текущей рыночной ситуации:

Сокращение постоянных расходов без ущерба для качества. Самый простой и очевидный способ – это автоматизация типовых и рутинных операций. Такой приём высвобождают сотрудников и позволяет экономить на ФОТ. Например, вместо ручного ведения графика регламентных работ можно создать цифровой график, который по заданному алгоритму будет создавать заявки на проведение регламентных работ в отношении различной инфраструктуры без участия человека. Ещё один пример – автоматическое распределение регламентных и инцидентных работ на сотрудников и подрядчиков в зависимости от их квалификации, компетенций и, например, фактического нахождения.

Ведение цифровых паспортов эксплуатируемой инфраструктуры. Сможете ли вы быстро ответить на вопрос о том, когда в последний раз проводилось ТО-1 СПС на вашем объекте? Если нет, то у меня для вас плохие новости. Служба эксплуатации бизнес-центра обязана знать обо всех нюансах эксплуатируемого оборудования: проектная документация, дата инсталляции/модернизации, история изменений, история обслуживания/ремонта и т.д. Причём всё это должно быть не где-то на бумаге, в акте, отчёте или голове техника или сотрудника, подрядчика, а под рукой – в цифровом паспорте вашей инфраструктуры. Незнание особенностей жизненного цикла и актуального состояния используемого оборудования приводит к увеличению стоимости эксплуатации и не позволяют безболезненно сменить подрядчика в случае, если, например, текущий завышает смету.

Контроль сотрудников и подрядчиков. Некачественная работа сотрудников службы эксплуатации и подрядчиков чревата не только неоправданным расходами на оплату их деятельности, но и преждевременным выходом из строя эксплуатируемой инфраструктуры. Современные системы автоматизации могут помочь контролировать полноту и своевременность проводимых работ, отслеживать индивидуальную выработку и частоту повторных инцидентных заявок в автоматическом режиме. Такая информация в руках опытного руководителя-организатора позволит осуществлять контроль качества проводимых работ без существенного увеличения операционной нагрузки.

Всё вышеперечисленное можно отнести к управленческим нововведениям, реализовать которые возможно в случае автоматизации процессов обслуживания инфраструктуры бизнес-центра. Опыт рынка подсказывает, что для решения подобных запросов внутри сервисной службы бизнес-центра наибольшую эффективность показали системы класса help desk. Важно отметить, что такие инструменты позволяют не просто решить текущие задачи, а, пожалуй, эволюционировать под воздействием новых вызовов, сбросить рудиментарные привычки и практики, прирасти в квалификации и компетенции.